Как бизнесу работать с самозанятыми и не влететь в проблемы

*Постановление Двенадцатого арбитражного апелляционного суда

Проверьте статус самозанятого перед началом работы

Прежде чем заключить договор, убедитесь, что перед вами действительно самозанятый — то есть, плательщик налога на профессиональный доход (НПД). Если человек скажет, что у него есть этот статус, а на самом деле нет, то вам потом придется заплатить за него налоги как за обычное физлицо. То есть, обычный НДФЛ в 13–22%.

Узнать статус исполнителя можно двумя способами:

• Попросить его сделать актуальную справку из личного кабинета «Мой налог» или ФНС.
• Попросить его ИНН и проверить статус самостоятельно в онлайн-сервисе ФНС — это бесплатно.

Если вы сотрудничаете с новым исполнителем, лучше подстраховаться и проверять статус при каждой новой сделке или на каждом этапе сотрудничества.

Не оформляйте своих сотрудников как самозанятых

Очень соблазнительно перевести кого-либо из штатных работников с трудового договора на договор ГПХ (гражданско-правовой), чтобы снизить налоги и взносы. Но это приведет к пристальному вниманию со стороны налоговой и возникновению рисков переквалификации отношений в трудовые. Особенно если перевод будет массовым.

Более того, даже если вы действительно планируете сменить статус рабочих отношений (а не «маскировать» систематический труд), делать это сразу после расставания с сотрудником нельзя.

Правильно оформите отношения с самозанятым

Очень важно грамотно составить все документы. С одной стороны, это защитит вас от недобросовестного исполнителя — например, если он решит внезапно исчезнуть с предоплатой и забыть про не сделанную задачу. С другой стороны, это поможет при необходимости подтвердить, что у вас нет трудовых отношений там, где их не должно быть.

Составьте договор ГПХ в письменной форме

С самозанятыми заключается только договор ГПХ. Георгий Толмачев, руководитель корпоративно-налогового направления практики по оказанию услуг частным состоятельным клиентам, O2 Consulting, обращает внимание на то, что заключать агентские, поручительские и комиссионные договоры с самозанятым нельзя.

В договоре ГПХ нужно четко зафиксировать обязательства специалиста и сроки их исполнения. Так вы застрахуете себя от «кидания» со стороны самозанятого. Кроме того, договор может потребоваться при налоговой проверке.

Очень важно, чтобы договор ГПХ не содержал трудовую терминологию, так как самозанятый — это не сотрудник. По словам Валерии Минаковой, компании часто используют некорректные шаблоны договоров, в которых есть формулировки и условия, характерные для трудового договора.

Добавьте акт к договору ГПХ

Акт нужен компании по двум причинам:

1. Чтобы полно и точно зафиксировать перечень работ, который выполнил для вас самозанятый. Это при необходимости позволит подтвердить налоговой, что самозанятый — не сотрудник, которого прячут за договором ГПХ.
2. Если у заказчика есть замечания к работам самозанятого, он должен отразить их в акте. Это будет основанием, чтобы исправить недостатки или снизить стоимость работ.

Запрашивайте чеки при оплате услуги

После расчетов с самозанятым запрашивайте у него чек. Не относитесь к этому моменту формально. Храните полученные чеки, потому что с их помощью вы подтвердите налоговой, что самозанятый выполнял работы в качестве независимого эксперта, а не наемного сотрудника.

Также чеки помогут учитывать расходы компании.

Следите за лимитами и чеками исполнителя

Самозанятые сохраняют свой статус, пока зарабатывают за год меньше 2,4 млн рублей. Если человек превышает этот порог, он автоматически «слетает» с режима НПД.

При этом он может ничего не сказать бизнесу, с которым сотрудничает. Поэтому контролируйте ситуацию самостоятельно.

Проверяйте статус исполнителя через онлайн-сервис ФНС. Если он превысит лимит, система сообщит об этом.

Также стоит проверить чек после его предоставления: просто наведите камеру на QR-код.

Если чек откроется на сайте ФНС, он действителен, все хорошо. Если нет — он аннулирован. Нужно выяснить у самозанятого исполнителя, почему так произошло. Возможно, он ошибся где-то и решил сформировать новый чек. А может, уклоняется от налогов.

Контролируйте характер отношений с самозанятым

Один из главных рисков в работе бизнеса с самозанятыми — это создать трудовые отношения под видом гражданско-правовых. Если самозанятый практически превращается в вашего сотрудника, только в офис не приезжает и в штате не числится, договор с ним могут признать трудовым.

В таком случае бизнесу грозят:

• Доначисление НДФЛ — от 13% до 22%, страховых взносов.
• Взыскание штрафа в размере 40% от неуплаченной суммы налогов.
• Административная ответственность — штрафы от трудовой инспекции и за отсутствие трудового договора суммарно до 200 000 рублей для юрлиц, до 30 000 рублей для ИП.

А еще самозанятый может подать иск за то, что его не оформили полноценно в штат. Судебные разбирательства тоже создадут дополнительные убытки бизнесу.

Поэтому очень важно следить за тем, чтобы характер отношений не перешел в полноценную трудовую плоскость.

Проводите оплату за выполненные задачи

«Красный флаг» для налоговой — если бизнес регулярно начисляет самозанятому оплату за условный месяц. Особенно если сумма из раза в раз одинаковая. По сути, это признаки традиционной зарплаты, которая невозможна в отношениях по ГПХ.

Оплачивайте конкретные задачи, которые прописаны в договоре, а не срок работы. Лучше делать это по выставленному счету и с подписанием акта.

В идеале платить за каждый этап задачи отдельно. С одной стороны, расценить это как зарплату будет трудно. С другой, вы убережете себя от рисков с недобросовестным исполнителем.

Не распространяйте требования компании на самозанятого

Если исполнитель работает с вами как самозанятый, вы не можете требовать от него:

• заниматься задачами по определенному графику — условно, с 8:00 до 17:00;
• выполнять KPI, установленные в компании;
• использовать исключительно инструменты вашей компании;
• присутствовать на планерках, созвонах, которые проводятся для штатных сотрудников.

Проще говоря, нельзя интегрировать самозанятого в процессы вашего бизнеса так, как вы это делаете с сотрудниками. Единственная его обязанность — выполнить задачи, которые указаны в договоре ГПХ, в определенный срок, в конкретном объеме.

Старайтесь не привлекать самозанятого на долгий срок

По словам Георгия Толмачева, при оценке отношений бизнеса с самозанятыми ведомства уделяют особое внимание компаниям с массовым переводом сотрудников в статус самозанятых или систематическим привлечением одних и тех же исполнителей на длительный срок.

Поэтому в идеале сотрудничать с самозанятым для выполнения разовых и проектных работ, консультаций, краткосрочных задач.

Например, вам нужно разработать новый маркетинговый креатив или лендинг. Нанимать в штат специалиста только ради этого не выгодно — поручите задачу самозанятому.

Но подменять маркетолога, который нужен пять дней в неделю, тем же самозанятым, идея рискованная. Особенно если к его систематической работе месяцами и годами с одной и той же компанией добавится, например, фиксированная оплата.

Если все же есть необходимость долго работать с самозанятым, следите за тем, чтобы он не выполнял функции штатного сотрудника, не указывался в договоре как условный «маркетолог» (должность — признак трудовых отношений), не получал зарплату, и так далее.

С самозанятыми удобно и выгодно работать, и это можно делать достаточно долго. Но важно правильно организовать процесс, чтобы у налоговой или трудовой инспекции не возникло к бизнесу вопросов о подмене трудовых отношений. Иначе выгода обернется сотнями тысяч убытков и изрядно подмоченной репутацией.