Как подготовиться к деловым переговорам, чтобы они прошли с минимумом стресса. Беспроигрышная стратегия

Сформулируйте цель

Если вы не понимаете, к чему должен в итоге прийти разговор, будет сложно его вести и определить, был ли он успешным. Здесь, как в любых задачах, нужно обозначить очень четкую и понятную цель.

«Заключить контракт» — не подойдет. Возможно, вы его подпишете, но на невыгодных для себя условиях. Сложно считать такие переговоры удачными.

Используйте методику SMART — она помогает задать конкретные параметры цели:

• S, specific, конкретная. «Подписать контракт с новым заказчиком на наших условиях или с небольшими изменениями».
• M, measurable, измеримая. «Сумма контракта — 300 000 рублей. Срок работ — 2 месяца».
• A, achievable, достижимая. «Это наш средний чек по таким задачам. Заказчик его знает, видел наше портфолио».
• R, relevant, значимая. «Мы получим новый кейс в портфолио с известной компанией и хорошие деньги».
• T, time-bound, ограниченная по времени. «Контракт подпишем в день переговоров».

Пример итоговой цели по этому методу: «В день переговоров заключить контракт с новым заказчиком на 300 000 рублей, на наших условиях или с небольшими изменениями. Работы по проекту займут 2 месяца». Согласитесь, цель намного яснее?

Определите суть переговоров

Есть 2 вида переговоров:

• Партнерские — обе стороны ищут взаимовыгодное решение, готовы к компромиссам.
• Конкурентные — каждая сторона ищет максимальной выгоды для себя, поэтому сохраняет жесткую позицию и хочет победы любой ценой.

Определите, какой вид больше подойдет для конкретной ситуации: важно ли для вас и бизнеса сейчас добиться максимальной выгоды, или будет лучше найти компромисс. От этого зависит ваша тактика в переговорах.

Разузнайте больше о второй стороне

Чтобы договориться с другим человеком, надо понимать, как он думает. Переговоры — это диалог, а его невозможно вести, если не «заглядывать в чужую голову». А чтобы составлять эффективные аргументы, важно понимать, как работает другая компания.

Изучите информацию о компании

Узнайте как можно больше о том, как работает компания, которую представляет ваш оппонент. Какие у нее сильные и слабые стороны, как выстроены внутренние процессы.

Базовый уровень — посмотреть официальные данные:

• когда компания зарегистрирована;
• кто учредители;
• финансовая ситуация — сметы, отчеты, закупки;
• чистота перед налоговой;
• отсутствие открытых арбитражных дел.

Собрать эту информацию можно на сайте самой компании и в разных официальных реестрах: «Банк данных исполнительных производств», «Картотека арбитражных дел».

Уровень выше — изучить публичные материалы о компании в СМИ. Например, интервью от ее представителей, пресс-релизы. Можно почитать и корпоративный блог на сайте, если он есть. Важно понять, как работает бизнес, что в нем происходит.

Получите больше информации об участниках переговоров

Соберите о второй стороне не только общие официальные данные, как образование, достижения, особенности бизнеса и его позиций на рынке. Уделите внимание личности человека: какие у него есть интересы, навыки, потребности и ценности. Изучите его страницу в соцсетях, блог, интервью в медиа.

Чем больше информации соберете, тем лучше — даже хобби второй стороны могут быть полезны. Например, вам понадобится сбавить градус формальности в общении или найти точки личного соприкосновения.

Особенно важно изучать вторую сторону, если вы готовитесь к международным переговорам. Менталитет человека из другой страны может сильно отличаться от вашего.

Продумайте сценарий

Вы не сможете с абсолютной точностью предсказать, что будет говорить вторая сторона, как будет действовать. И даже не вмешаются ли в переговоры внешние факторы — например, какие-то события на рынке, которые поменяют правила игры для вашего бизнеса и цель переговоров.

Однако часть рисков снять реально. На этапе сценария постарайтесь пройтись по слабым точкам и потенциальным проблемам.

Переговоры часто предполагают обсуждения и торги, поэтому обязательно продумайте, на какие компромиссы вы будете готовы пойти и как.

Попробуйте продумать несколько сценариев и алгоритм ваших действий в них. Например, один сценарий — где вторая сторона сразу говорит, что условия не подходят, надо искать другие или прощаться. Второй сценарий — все хорошо, но сумма сделки будет меньше: согласитесь или будете отстаивать другие цифры?

Обновите знания в области делового этикета

Неумение правильно вести себя с собеседником может стать большей проблемой, чем плохо подготовленные аргументы. Из-за неправильного обращения в сделке, может, и не откажут, но сделают о вас и вашем этикете выводы.

На что важно обратить внимание:

• К кому направлен вектор уважения в коммуникации. Кто выше по статусу? Кто первый протягивает руку для рукопожатия?
• Как одеться, чтобы транслировать своим внешним видом те ценности, которые близки вашему бизнесу и представлениям о вас собеседника.
• Как обновить самопрезентацию с учетом целей переговоров.

Обязательно держите в голове несколько актуальных тем для small talk: найдите, что подметить и чему можно сделать комплимент.

А если переговоры планируются в формате делового завтрака/обеда/ужина, помните об основах столового этикета. Это поможет чувствовать себя уверенней за столом.

Подберите инструменты для переговоров

Есть много техник делового общения, которые помогают достичь цели. Например, стимулировать оппонента смотреть на ситуацию вашими глазами или избежать жестких отказов.

Чтобы познакомиться с ними, на этапе подготовки изучайте книги о деловых переговорах и общении с людьми.

Что почитать для подготовки к переговорам:

• «Договориться можно обо всем!», Гэвин Кеннеди.
• «Сначала скажите „нет“», Джим Кэмп.
• «Как общаться с трудными людьми», Майк Эннесли.
• «Как подготовиться к переговорам за час», Пьер Касс.
• «Трудные диалоги. Что и как говорить, когда ставки высоки», Эл Свитцлер.
• «Деловые терки. Переговорология», Сергей Филиппов.
• «Переговоры с монстрами», Игорь Рызов.
• «Убедить дракона. Руководство по переговорам с огнедышащими и трехголовыми оппонентами», Леонид Кроль.

Одна из простых техник, которую можно использовать в ответ на неудобные для вас условия, — «“Если“ вместо “Нет“». Суть в том, чтобы сказать не «Нет, нам не походит более высокая цена», а «Если мы согласимся на цену выше, вы сделаете вот это и это?». То есть вы не протестуете, а ищете компромисс с неудачным для вас предложением.

Искусство деловых переговоров — непростая вещь. Чтобы они проходили успешно, нужно набраться опыта, пообщаться с большим числом самых разных людей. Но с каждым разом вы будете справляться все лучше, поэтому не отчаивайтесь, если сейчас что-то идет не так.