Не только портфолио: как выбрать подрядчика, который не станет головной болью

Четко распишите характеристики задачи

Первое и главное правило — не нужно никого искать до тех пор, пока внутри компании нет ответа на вопрос «Что нам нужно?». Без этого есть риск получить массу разношерстных предложений, которые невозможно сравнить между собой. Сначала определите, зачем вам нужен подрядчик, что он будет делать.

Сядьте и составьте техническое задание. Многостраничный документ не нужен — достаточно небольшого, но емкого чек-листа.

Опишите суть задачи

В первую очередь должна быть указана конкретная задача. Вариант «нам нужен крутой сайт» — плохой, потому что недостаточно детальный.

Прописывайте подробно: «Сайт-визитка на пяти страницах. С формой заявки, которая интегрируется с нашей CRM-системой [указать какой], чтобы админка была интуитивно понятной и менеджеры легко разобрались».

Детально разбейте бюджет

Обязательно определите бюджет. Его тоже нужно прописать подробно, с максимальной конкретикой. Просто «100 тысяч на все» не подойдет.

Хороший вариант может выглядеть так: «80 тысяч на работу, 10 тысяч на хостинг и домен и 10 тысяч — запасной фонд на непредвиденные доработки».

Укажите четкие сроки

Сроки тоже нужны конкретные. Например, подписание договора — 1 июня, готовность прототипа — 15 июня, сдача готового продукта — 10 июля.

Определите формат работы

Сразу решите, как вы будете работать. Это может быть разовый проект с фиксированной ценой или, скажем, долгосрочное сопровождение с оплатой часов.

Все эти нюансы сильно сузят круг подходящих кандидатов.

Изучите предложения от подрядчиков и их условия

На этапе оценки кандидатов, когда дело дойдет до стадии переговоров, обратите внимание на восемь настораживающих признаков. Это убережет вас от возможных проблем в будущем.

Размытая смета и нежелание ее детализировать

Кандидат называет круглую сумму, но на просьбу расписать, из чего она сложилась, отвечает «ну это примерно» или «это стандартная цена».

Почему это проблема: скорее всего, кандидат сам не понимает объем работ и вас ждут бесконечные доплаты «за неучтенные нюансы».

Нормальный подрядчик всегда сможет объяснить, за что вы платите каждый рубль.

Давление и попытки создать ажиотаж

Фразы вроде «это спецпредложение только для вас», «давайте быстрее подписываем, а детали обсудим потом» — чистой воды манипуляция.

Почему это проблема: честной компании не нужны решения, принятые в панике.

Отсутствие вопросов со стороны кандидата

Кандидат выслушал задачу и сразу соглашается на все условия, не задает уточняющих вопросов.

Почему это проблема: человек либо не вник в задачу, либо просто хочет поскорее заключить договор, а там видно будет. Как итог, нет гарантий, что он действительно хорошо ее выполнит.

Нормальный специалист будет копать глубже, уточнять детали и предлагать свои решения.

Нежелание показывать команду

Вы не понимаете, кто именно будет с вами работать. Менеджер говорит общими фразами: «У нас сильная команда».

Почему это проблема: возможно, в команде работают студенты или постоянно меняется состав.

Из этого вытекают два нюанса:

• непонятно, кто именно будет выполнять задачу и какой уровень у специалистов;
• при постоянной смене состава команды могут возникать проблемы с передачей задач и согласованностью работы.

Если состав постоянно меняется, затягиваются сроки готовности проекта, падает его качество, так как один человек начинает работу, а другой продолжает без полного понимания контекста.

Сергей Архангельский советует настаивать на знакомстве с проект-менеджером и основными исполнителями до подписания договора. Если вам отказывают, значит, есть что скрывать.

Настойчивое требование 100%-ной предоплаты

Подрядчик говорит, что начнет работать только после оплаты всей суммы вперед.

Почему это проблема: требование 100%-ной предоплаты — признак либо отчаянной финансовой дыры в компании подрядчика, либо мошенничества.

Подозрительно низкая цена услуги

Все конкуренты выставляют ценник за услуги в пределах 200 000 — 300 000 рублей и только один предлагает сделать «то же самое» за 50 000 рублей. Подарок судьбы? Настораживающий сигнал.

Почему это проблема: цена существенно ниже рынка не возникает просто потому, что исполнитель не хочет «брать лишнего». За такую экономию заказчику всегда приходится чем-то расплачиваться.

Скорее всего, вас ждет один из трех сценариев:

• результат будет ужасным;
• вас будут последовательно «разводить» на доплаты, и в итоге выйдет дороже, чем у всех;
• подрядчик просто не понял ТЗ и потом передумает.

Негативные отзывы на подрядчика с конкретикой

В открытых источниках или от опрошенных бывших клиентов вы узнаете, что подрядчик не просто «не очень», а «постоянно срывал сроки», «внезапно пропал на недели», «сделали криво, а потом заламывали огромные деньги за правки». И так говорит не один человек.

Почему это проблема: один негативный отзыв можно списать на сложного клиента. Но, если вы видите несколько отзывов, где люди жалуются на одно и то же, бегите. Зерна истины в таких повторяющихся жалобах всегда есть.

Отказ подрядчика дать контакты прошлых клиентов

Вам важно получить реальные отзывы от прошлых клиентов или как минимум подтвердить, что кандидат действительно разрабатывал для них маркетинговую стратегию или создавал приложение. Но он отказывается под разными предлогами.

Почему это проблема: если подрядчик отнекивается или под любым предлогом не дает вам связаться с его реальными заказчиками, значит, ему есть что скрывать.

Что это может означать:

• У исполнителя нет реального опыта.
• Исполнитель не так крут, как заявляет, и просто пытается создать видимость надежности — например, упоминая известных клиентов без подтверждения.
• У исполнителя были конфликты с настоящими клиентами.
• Услуги исполнителя низкого качества.

Изучите коммерческие предложения финалистов

После отбора у вас должно остаться один-два финалиста. Отправьте им одинаковое ТЗ и запросите коммерческое предложение. На что обратить внимание?

Во-первых, смотрите не только сумму, но и на структуру цены. Чем она детальнее, тем лучше.

Во-вторых, смотрите на прописанные сроки и этапы, гарантии и постобслуживание. Если этих условий нет, стоит задать потенциальному партнеру прямой вопрос.

Обсудите договор и задачу с выбранным кандидатом

После всех этапов, описанных выше, можно переходить к самой скучной, но самой важной части — договору.

Если у вас нет вопросов к договору и вы готовы его заключить, перед началом проекта проведите стартовую встречу. Соберите всех, кто будет работать над проектом с обеих сторон.

Убедитесь, что все поняли задачу одинаково и назначьте ответственных за коммуникацию, чтобы не было ситуации, когда десять человек пишут десяти другим в разные мессенджеры.

Подстрахуйтесь пилотным заданием

Если проект большой и дорогой, Сергей Архангельский советует начать с маленького пилотного задания. Оцените не только качество работы, но и то, как общаются подрядчики, как реагируют на правки, как соблюдают сроки. Пусть это будет своего рода тест-драйв, как перед покупкой автомобиля. Лучше заплатить немного за такой тест, чем потом разрывать крупный контракт с испорченными нервами.

Самое главное — не торопитесь. Потратьте время на внутреннюю подготовку, чтобы сэкономить деньги и нервы на этапе отбора. И тщательно проанализируйте кандидатов, чтобы не пришлось потом в панике искать замену неудачному выбору.