Нужный вайб и встреча «альфа-самцов». Как проводить планерки в 3 раза быстрее и эффективнее

Совет 1. Для начала решите, нужна ли встреча вообще. Для этого можно использовать модель 5П

По данным исследования Atlassian, сотрудники проводят в среднем 31 час в месяц на совещаниях, причем 50% этого времени считается потраченным впустую.

Чтобы провести встречу эффективно, нужно начать с правильной подготовки. Для этого подойдет модель 5П. Она помогает понять, нужна ли встреча вообще и как ее провести с пользой.

Перед планеркой нужно ответить на пять вопросов:

• Поставленная цель. Зачем назначать встречу? Если единственная задача — донести информацию, встреча не нужна. Проще отправить сообщение в чат или письмо. Реальная цель звучит конкретно: поставить задачи на неделю, разобрать незакрытые вопросы, распределить проекты между командой.
• Продукт. Что конкретно получит команда после встречи? Это может быть таблица с задачами для каждого сотрудника и сроками выполнения или список незакрытых вопросов с указанием ответственных за решение. Продукт должен быть измеримым — так вы поймете, что встреча прошла не зря.
• Приглашенные участники. Кто должен быть на встрече? Насколько эти люди в курсе темы? Если одни участники знают все, а другие ничего не знают, нужно подумать, как ввести их в курс дела заранее. Например, созвониться за 15 минут до планерки или отправить материалы для ознакомления.
• Проблемы. Что может пойти не так? Возможные проблемы и решения: новый человек не в курсе — созвониться заранее; могут возникнуть конфликты — продумать, как их избежать; коллеги будут отвлекаться — четко следить за временем и возвращать к теме.
• Процесс. Как будет выглядеть встреча? Например: 5 минут — на подключение и приветствие, 5 минут — на каждого сотрудника для рассказа о делах, 5 минут — на каждый незакрытый вопрос, 5 минут — на завершение встречи и распределение задач.

Первый раз подготовка по методу 5П может занять 10–15 минут, дальше — не более 2–3 минут.

Совет 2. Отправьте план и материалы заранее

Неподготовленные участники — одна из главных причин, почему планерки затягиваются. Чтобы этого избежать, за день до встречи можно отправить участникам список тем для обсуждения.

Сергей Свечников, генеральный директор StartExam, рекомендует просить участников присылать тезисы выступлений заранее. Если нужно, можно отправить ссылки на карточки из трекера проектов с необходимой информацией. Например, для того чтобы посмотреть детали задачи, прикрепленные файлы и комментарии коллег.

Никто не тратит время на поиск нужной информации. Участники открывают подготовленные данные, обсуждают их и сразу принимают решения.

Совет 3. Зовите минимум участников

Чем больше людей на встрече, тем сложнее договориться. Поэтому на планерку должны приходить только нужные участники: выступить с отчетом, принять решения по срочным вопросам или обсудить детали проекта, которые неудобно рассказывать каждому отдельно.

Остальные могут прочитать краткую выжимку в чате или посмотреть запись встречи. Нет смысла звать людей «на всякий случай» или «просто послушать».

Вместо того чтобы собирать всех вместе, лучше проводить встречи отдельно.

Например, сначала собираются руководители — они обсуждают стратегические вопросы, согласовывают направления работы и распределяют задачи между отделами.

После этого каждый руководитель проводит отдельную планерку со своей командой — подводит итоги прошлой недели, обсуждает текущие проблемы и ставит задачи на предстоящую неделю и так далее.

Так информация доходит до всех, и никто не тратит время впустую.

Совет 4. Начните встречу с пятиминутной сонастройки

Когда участники подключаются к онлайн-встрече, они могут прийти с другого созвона. В офисе есть пара минут, чтобы пройти по коридору и собраться с мыслями. В условном Zoom такой паузы нет. Помахали ручкой на одной встрече и сразу подключились к следующей.

Людям нужно время, чтобы переключиться: что за встреча, кто здесь, о чем речь, на чем остановились в прошлый раз.

Пять шагов, как настроиться на встречу:

Шаг 1. Дайте минуту на прогрузку контекста

Когда все подключились, нужно дать коллегам минуту на подготовку. Они откроют нужные файлы или посмотрят в планировщик, о чем говорили на прошлой встрече. Ничего страшного от этой минуты не случится. Но сотрудники выдохнут и поймут, что происходит.

Шаг 2. Включите участников

Команде нужно время, чтобы переключиться между ролями и немного раскачаться. В зависимости от культуры компании Ксения Ильянович предлагает использовать разные форматы:

• Для формальных команд. Попросите написать в чат по десятибалльной шкале готовность к работе или настроение. Если кто-то поставил высокую оценку, спросите: «Вася, расскажи, что у тебя было?» Это займет 30 секунд, но поможет найти что-то общее между участниками.

• Для неформальных команд. Используйте мемы, картинки с эмоджи: «Какой ты сегодня тапок?» или «Какая ты сегодня панда?» Кто-то напишет: «Я сегодня номер три, не выспался». Это разрядит атмосферу и поможет включиться в работу.

Шаг 3. Проговорите цель встречи

После того как включили участников, озвучьте цель через вопрос «Чтобы что?» — например: «Мы собрались, чтобы выбрать три площадки для запуска рекламы и утвердить бюджет на каждую».

Шаг 4. Объясните структуру и распределите роли

Расскажите, как будет проходить встреча: «Сначала 10 минут мозговой штурм, потом каждый покажет свой слайд — по 5 минут, в конце 15 минут на обсуждение».

Ксения Ильянович советует распределить роли: «Я буду следить за временем, а Вася запишет решения в доке». Когда каждый понимает, кто за что отвечает, проще концентрироваться на задачах.

Шаг 5. Установите правила

Правила важны, чтобы работать со сложными участниками. Проговорите их в начале. Например, договориться работать с включенными камерами или что во время мозгового штурма никто никого не критикует.

Если вы знаете, что кто-то любит перебивать или критиковать, правила помогут мягко вернуть к договоренностям.

Эти 5 минут на сонастройку не заберут ключевое время, но помогут провести встречу эффективнее. Команда прогрузит контекст, включится в работу и будет готова обсуждать задачи.

Совет 4. Установите по возможности строгий регламент

Каждая встреча в идеале должна иметь строгий регламент: сколько длится вся планерка и сколько времени дается каждому участнику.

Например: планерка длится 30 минут, по 5 минут на каждого выступающего.

Для контроля за регламентом на планерке назначают модератора — человека, который следит за временем и не дает сотрудникам отходить от темы. Это может быть руководитель или тот, кто организовал встречу.

Модератор останавливает дискуссии, которые уходят в сторону, и возвращает всех к главному.

Совет 5. Записывайте все договоренности

Без записи договоренностей встреча превращается в пустую трату времени. Через пару дней после планерки участники уже не помнят, о чем договаривались. Поэтому на каждой встрече нужно составить краткое саммари: какую задачу поставили, кто берет в работу, к какому сроку.

Владимир Шипков, бизнес-эксперт в сфере медицины, рекомендует подвести итоги и назначить конкретные задачи. Участники должны уйти с четким пониманием того, что им нужно сделать и к какому сроку.

Кроме того, после встречи лучше поддерживать связь с участниками — поинтересоваться, возникли ли вопросы или трудности с выполнением задач. Для этого можно создать чат или группу в мессенджере, чтобы оперативно реагировать на возникающие вопросы.

Когда задачи не фиксируются, могут возникнуть споры: «А мы разве об этом договаривались?» Участники забывают, кто и что будет делать, и приходится напоминать об этом заново.

Что использовать для протокола:

• Онлайн-таблицы и документы — вся информация в одном месте, просто и понятно.
• Таск-менеджеры — удобны для команд: каждая задача в отдельной записи, можно добавлять комментарии, файлы и отслеживать прогресс.
• ИИ-протоколы — сервисы вроде Otter.ai, Fireflies, Tactiq. Они расшифровывают речь участников во время встречи и составляют протокол. Также можно попросить нейронки сделать краткое саммари встречи и выделить задачи.

Это касается деловых встреч. Но не стоит рассматривать планерки и совещания только со стороны эффективности. Они могут быть хорошим инструментом, чтобы сплотить команду.

Совет 6. Создайте вайб

Владимир Шипков рекомендует открывать собрание с короткого приветствия и небольшого обсуждения личного: «Как прошло утро?» или «Как успехи в тренажерке?».

Чтобы разрядить напряжение, можно начать разговор с шутки или интересной истории — встреча становится не только "серьезным мероприятием", но и способом наладить личные взаимоотношения.

Когда команда работает удаленно, легко потерять ощущение связи с коллегами. Люди не видят друг друга каждый день, не обсуждают планы на обед, не обсуждают тренды и мемы у кофемашины. Со временем это превращает команду в набор отдельных исполнителей, которые просто выполняют свою работу.

Неформальное общение лучше работает тогда, когда участники видят лица друг друга. Они считывают эмоции и реакции, чувствуют связь с командой. Включенная камера в этом случае — это не техническое требование и контроль, а скорее способ создать атмосферу живого общения.

Чтобы создать сплоченную команду, иногда важно находить время не только для горящих рабочих вопросов, но и для человеческого общения.

Ирина Нежданова, психолог и сооснователь IT-компаний SquareGPS и «ГдеМои», рекомендует использовать всевозможные активности. Например, тематические встречи, где все приходят в определенном цвете (например, красном). Используют «аватары» вместо себя на встречах, «играют» с фонами и так далее.

Также можно завершать каждую встречу небольшим ритуалом.

Например, каждый участник делится фактом о себе, который остальные не знают. Когда люди узнают друг о друге что-то личное, они перестают быть просто коллегами.

Главное в таком ритуале — регулярность и добровольность. Когда действие повторяется, оно создает ощущение стабильности. Это особенно помогает в периоды больших нагрузок — снижаются общий уровень стресса и риск профессионального выгорания.

Еще раз, но очень коротко: как сделать встречи продуктивными

Собрали шаги, которые помогут сделать любую встречу максимально продуктивной: