Пора передать полномочия. Когда без доверенности не справиться и что перепоручить сотрудникам не выйдет

Когда доверенность в бизнесе становится необходимостью

По закону никто, кроме генерального директора, не может представлять интересы компании — подписывать документы, заключать договоры, взаимодействовать с разными ведомствами. Поэтому могут возникнуть обстоятельства, когда остро необходима доверенность.

Случай 1: личные обстоятельства

Руководитель организации — тоже человек. И у него бывают ситуации, которые требуют немедленного внимания, — болезни или травмы. Могут возникнуть форс-мажорные семейные обстоятельства, когда необходимо присутствовать в другом городе или даже стране, да даже долгожданный отпуск. В такой ситуации бизнес не должен останавливаться.

Случай 2: удаленность и география

Если у компании один офис, отсутствие доверенности иногда удается компенсировать личным присутствием руководителя. Но, как только у бизнеса открываются филиалы, склады, торговые точки или производство в разных городах, иллюзия «я все проконтролирую сам» исчезает. Руководитель физически не может оказаться одновременно в Москве, Екатеринбурге и Владивостоке. Но бизнес-процессы — могут.

Доверенность позволяет уполномочить руководителей филиалов, региональных менеджеров или других ответственных сотрудников действовать от имени компании на местах. Это особенно важно, когда бизнес масштабируется.

Случай 3: корпоративные споры и отсутствие решений

По словам Леонида Устина, на практике нередко возникают ситуации, когда срок полномочий руководителя организации истек, а собственники бизнеса — участники, акционеры — еще не решили продлить его полномочия или не избрали кандидатуру нового, потому что у них корпоративный конфликт. Они не могут принять единое решение.

В итоге компания существует фактически без руководителя, и под угрозой оказываются даже рутинные, но жизненно важные операции. Например, собственники не могут заключить сделку.

Случай 4: Судебно-претензионная работа

Юридические споры — обычная часть бизнес-реальности. Как только компания становится участником судебного разбирательства, ее может представлять либо руководитель, либо представитель по доверенности.

Если нет доверенности, руководителю самостоятельно придется ездить в суд, направлять необходимые процессуальные документы, участвовать в судебных заседаниях. А они, с учетом загруженности судов, могут отнимать немало времени. Итог — временные, репутационные и финансовые издержки.

Случай 5: Сдача отчетности и подписание налоговых документов

Налоговая отчетность — сфера, где сроки жестки и не подлежат обсуждению. Любые действия от имени компании — подписывать декларации, ответы на требования, заявления или пояснения — может совершать только законный представитель организации или человек, которому выдали доверенность. Бухгалтер, хоть и готовит всю отчетность и общается с налоговой, даже для налоговой не может быть официальным представителем компании сам по себе.

За несвоевременную сдачу отчетности компания получит штраф в размере 5% от суммы налогов или страховых взносов за каждый месяц просрочки. При этом штраф не может быть меньше 1000 рублей и больше 30% от суммы просрочки.

Как правильно оформить доверенность для бизнеса: основные правила

Чтобы документ был действительным и эффективным, важно обратить внимание на несколько моментов.

Определите вид доверенности

Доверенности делятся на три типа по объему полномочий:

• Разовая — подходит для большинства административных задач: забрать корреспонденцию или почту, принять груз. Как только задача выполнена, доверенность больше не действует.
• Специальная — для совершения однотипных действий в течение небольшого отрезка времени. Например, вы поручаете бухгалтеру сдавать отчетность в следующие полгода.
• Генеральная — для большинства административных и управленческих задач, предоставляет полный спектр полномочий.

Первые две доверенности составляют в простой письменной форме с подписью руководителя и печатью. А генеральная требует заверения у нотариуса, поскольку здесь поручаются более сложные задачи.

Если у компании есть готовый шаблон доверенности, его можно использовать при оформлении как простой письменной, так и нотариальной формы.

Составьте детальный перечень полномочий

Избегайте размытых формулировок вроде «иметь право подписывать все необходимые документы». Четко прописывайте, какие именно действия может совершать представитель, например: подписывать акты сверки, подавать документы на государственную регистрацию, получать выписки из ЕГРЮЛ.

А также укажите, в какие именно организации представитель может обращаться по доверенности и какие у него есть полномочия при обращении в данную компанию.

Укажите срок действия

Обязательно укажите дату выдачи и срок, на который выдана доверенность. Если срок не указан, по умолчанию она действует один год.

Уточните возможность передоверия

Заранее определите, может ли ваш представитель передоверять полномочия другим лицам. Это важно, например, для юристов, которые могут делегировать задачи помощникам. Помните, что доверенность в порядке передоверия требует обязательного нотариального удостоверения.

Подпишите и поставьте печать

Доверенность завершается подписью руководителя организации (для ООО, АО) или личной подписью ИП. Если есть печать, ее тоже ставят.

Для простой письменной доверенности этого достаточно. Для нотариальной финальный этап — получить подпись нотариуса.

Организуйте учет и хранение доверенностей

Ведите журнал учета выданных доверенностей, чтобы контролировать их сроки действия и вовремя отозвать ненужные. Храните оригиналы в безопасном месте.

Подробно о том, как правильно оформить доверенность и как ее отменить при необходимости, мы рассказали в отдельном материале.

Что нельзя вписать в доверенность для бизнеса

Есть перечень задач, которые требуют от генерального директора личного присутствия. И даже доверенность этого не изменяет — он не сможет их передать. К таким задачам относятся полномочия члена совета директоров или коллегиального исполнительного органа.

Корпоративное управление — это строгий регламент полномочий членов руководящих органов компании.

В АО (акционерных обществах) по закону члены совета директоров обязаны лично участвовать в принятии решений. Передать другим людям право голоса или полномочия целиком нельзя.

В ООО ситуация похожая — там закон запрещает передавать право голоса членам совета директоров, наблюдательного совета и коллегиального исполнительного органа. Не важно, кому вы хотите перепоручить полномочия — обычному сотруднику или другому члену совета.

Как итог, доверенность — инструмент управления рисками и непрерывностью бизнес-процессов. Это залог того, что ваш бизнес сможет эффективно работать и защищать свои интересы, даже если ключевые лица недоступны, находятся далеко или находятся в процессе решения корпоративных споров.