Российская «удаленка» рушится из-за асинхронных коммуникаций. Что с этим делать

Почему асинхронная коммуникация может приводить к хаосу

Асинхронная коммуникация — общение, которое не предполагает мгновенного включения всех его участников. Они обмениваются информацией в удобное им время: один отправил сообщение в 10:00, другой открыл и ответил в 10:40, третий высказал свое мнение еще через час.

Это новая норма общения в рамках гибридного и удаленного формата работы. Она позволяет каждому человеку работать в собственном темпе. Однако это приводит к тому, что значительную часть своего трудового дня сотрудники тратят на общение, а не на основные задачи.

Асинхронная коммуникация усиливает слабые места компании. Если нет единых стандартов общения, это приведет к хаосу в разных каналах связи. Если никто не контролирует и не фиксирует поток задач, они будут теряться.

С какими еще проблемами сталкивается коммуникации из-за асинхронности:

• Теряется контекст. Решения принимаются в разных чатах и ветках переписок, нет уверенности, какая версия задачи последняя. Время уходит на уточнения, а не на выполнение.
• Замедляется работа. Одни сотрудники не могут продолжить задачу без ответа других.
• Размывается ответственность без конкретного адресата. Это создает «висящие» задачи.
• Случается информационная перегрузка. Люди теряют фокус и выгорают, потому что вовлечены в большое количество коммуникаций разом.
• Сотрудники не знают, что считается нормой: можно ли писать в нерабочее время и когда ожидать ответа. При этом сообщения в нерабочее время — главный раздражитель в корпоративных чатах для россиян, как показал опрос сервиса «Работа.Ру».
• Люди начинают избегать обсуждений, стараются спастись от информационного шума и лишней ответственности.

Более того, асинхронная коммуникация может приводить к разобщенности команды. Ее «звенья» превращаются в набор отдельных фрилансеров-исполнителей, каждый из которых не чувствует свою сопричастность к бренду компании.

Как асинхронную коммуникацию воспринимают сотрудники

Очень сложный момент в асинхронной коммуникации — психологический. Влияние на общий климат в коллективе, эмоциональное состояние сотрудников.

Не для всех сотрудников асинхронная коммуникация комфортна. У каждого человека есть своя коммуникативная емкость. Не все одинаково переносят задержку в ответах, и перенасыщение происходит от разного объема информации.

Например, у некоторых удаленных сотрудников возникает тревожность, если они сразу не получают ответ.

Руководителю важно понимать различия в типах личности своих сотрудников, чтобы снижать уровень стресса в команде.

Важно: типы личности — условны, и в психологии к их делению есть много разных подходов. Поэтому приведенные ниже варианты даны для общего понимания характерных черт разных людей.

Как выстроить систему управления с асинхронной коммуникацией

При всех своих сложностях асинхронная коммуникация — не зло. Ей можно научиться управлять. Чем яснее будет структура коммуникации, чем больше ответственности и свободы внутри нее, тем эффективнее работает команда и лучше результат.

Есть несколько простых правил, которые помогут уменьшить риски хаоса.

Определите философию коммуникации

Опишите, зачем и как вы общаетесь внутри компании, что запрещено, что допустимо, а что поощряется. Будьте сами примером того, что декларируете.

Внедрите четкие стандарты коммуникации: стиль переписки, сроки реакции, использование неформальной лексики и эмодзи и тому подобное.

Ирина Нежданова советует определить, какая коммуникация для чего и каким образом используется. 

Например:

• стратегическая — проводится для формирования планов для всех один раз в месяц; 
• оперативная — для выполнения рутинных задач с дедлайнами, согласно правилам в инструкции в определенных программах; 
• обратная связь — для поддержки и корректировки, проводится один раз в неделю один на один; 
• неформальная — чтобы почувствовать энергию команды и плечо коллеги, проводится дважды в месяц.

Внедрите правила по скорости ответов

Это касается не только внутренней коммуникации между сотрудниками, руководителем и подчиненными. Не менее важно обеспечить скорость ответов клиентам и контрагентам. 

Например, в работе над внешним проектом заказчику важно видеть прогресс по задачам, не дожидаясь еженедельного созвона. Для этого можно настроить автоматические отчеты в системе управления проектами, которые будут направлены клиенту при смене статуса ключевых этапов. 

Выберите и зафиксируйте каналы коммуникации

Сведите к минимуму ситуацию, когда одна часть сотрудников по своему усмотрению обсуждает рабочие вопросы в корпоративном мессенджеры, другая — в личном, третьи вообще все делают через email.

Разделять каналы можно, но с четким обозначением: что использовать и где. Для ответов на письма клиентов — одна программа, для коммуникаций в отделах разработки — другая.

Назначьте точки синхронизации

Проводите собрания команды — они снимают тревожность и создают предсказуемость в рабочих процессах. Ирина Нежданова уверена, что групповая динамика возникает только тогда, когда сотрудники встречаются. Без таких синхронизаций они всего лишь исполнители задач.

Например, команда может встречаться примерно на 30 минут и давать быстрый апдейт по текущим вопросам. Частоту встреч нужно определить заранее.

Поддерживайте социальный кислород

Даже профессионалы выгорают в асинхронном общении, потому что теряют связь с командными целями и ценностями. В исследовании Buffer, Remote OK и Nomad List каждый пятый удаленщик говорил о выгорании. Устраивайте тимбилдинги, поощряйте неформальное общение.

Проводите периодический аудит системы асинхронной коммуникации.

Регулярно анализируйте, как работает ваша система

Ирина Нежданова советует примерно один раз в год пересматривать правила асинхронной коммуникации, чтобы выявить слабые места и адаптировать работу к современной реальности.

Создавайте прозрачные каналы обратной связи

Предоставьте каналы обратной связи через руководителя или HR. Необходимо сделать так, чтобы эти каналы располагали к доверительному общению и сотрудник чувствовал себя услышанным.

Если хотя бы часть ваших сотрудников работает удаленно, особенно в разных часовых поясах, вам придется научиться управлять командой в условиях асинхронной коммуникации. Помогут в этом четкие правила и стандарты общения. Все общение между сотрудниками должно быть зафиксировано в задачах, статусах и сроках. И не забывайте о командных встречах, без которых люди на удаленке превращаются в обособленные единицы, с трудом соединяющиеся друг с другом.