Все круто, но надо переделать. Как ставить задачи сотрудникам и команде, чтобы получать нужный результат

Как поставить задачу: алгоритм

Чтобы дать сотруднику или члену команды задачу, мало просто сказать «Сделай это». Особенно если она сложнее, чем закупка свежей воды в офис или распечатка документов. Базовый алгоритм постановки задач можно разделить на четыре шага-этапа.

Сформулировать задачу

Первый шаг — четко определить, что должен сделать сотрудник.

Сначала сформулируйте суть дела: например, «Подготовить коммерческое предложение». Потом конкретизируйте ее.

Проверьте, хорошо ли вы сформулировали задачу: оцените ее по методу SMART. Убедитесь, что она понятная, реалистичная, у нее есть четкий срок выполнения и критерии/условия.

Например, задача «Подготовь к вечеру коммерческое предложение для нового клиента по нашим продуктам» очень размытая.

Более четкая — «Подготовь коммерческое предложение для нового клиента по нашим ERP-системам, сделай акцент на особенностях интеграции с его инфраструктурой. Отправь мне на проверку к 17:00».

Задача составлена точно по SMART-методу:

• S, конкретная — «коммерческое предложение для нового клиента по ERP-системам».
• M, измеримая — «должны быть акценты на особенностях интеграции с инфраструктурой клиента».
• A, достижимая — у сотрудника есть информация о продукте и о системах нового клиента, он легко все соберет в предложение.
• R, значимая — задача нужна компании, чтобы получить нового клиента.
• T, ограничена по времени — «отправить на проверку к 17:00».

Сотруднику уже понятнее, что именно нужно показать новому клиенту и какие аспекты для него будут важны. А еще он понимает, сколько у него есть времени.

Выбрать исполнителя или ответственного

Когда вы понимаете суть задачи, как она должна быть выполнена и к какому сроку, вы можете подобрать для нее исполнителя. С собранными ранее вводными легче понять, какой человек нужен — с каким навыками и качествами.

• Если задача срочная, нужен ответственный сотрудник, который точно не сорвет дедлайн.
• Когда задача требует креативности, действующий по четким установленным алгоритмам член команды не подойдет.

Обязательно закрепите в системах таск-менеджмента, кому передали задачу, чтобы было проще контролировать ход работы.

Подробно описать задачу

Этот шаг нужен не всегда.

Опытному сотруднику хватит четкой формулировки, которую вы составили на первом шаге. Он уже знает, что и как делать. Или если вы как руководитель предпочитаете давать всем свободу воли, чтобы развивать потенциал сотрудников или членов команды.

Но задачу лучше детально расписать, если:

• вы передаете ее новичку или менее опытному сотруднику;
• она требует выполнения по четкой схеме, отступать от которой нельзя.

Конкретизируйте, какие действия нужно предпринять, чтобы достичь поставленной цели. Убедитесь, что все этапы понятные.

Установить контрольные точки

Чем объемнее задача и дольше времени требует на выполнение, тем больше внимания надо уделить контролю за ней. Установите не только конкретный срок завершения, но и промежуточные точки для оценки.

• Задача — подготовить презентацию нового продукта для внешних коммуникаций: чтобы рассылать ее в коммерческих предложениях, представить потенциальным инвесторам и т.д.

• Срок завершения — через две недели.

• За это время исполнитель три раза должен отправить руководителю на почту промежуточный результат.

• Сначала черновик структуры: какие слайды, что там будет.

• Потом слайды с написанным и распределенным текстом.

• Затем собранная презентация с визуализацией: фото, графики.

В промежуточных проверках можно увидеть потенциальные проблемы и не дать им разрастись до катастрофы. Например, если на каком-то этапе сотрудник делает не то или где-то задерживает сроки, потому что не справляется.

Рекомендации для эффективной постановки задач

Есть еще несколько шагов, которые усилят базовый алгоритм и помогут получить нужный вам результат от задачи.

Объяснять контекст

Если задача соприкасается с работой компании, с продуктом, будет не лишним донести до сотрудника ее контекст. То есть, как она связана с другими процессами. Это повысит шансы на ее качественное выполнение.

Например, вы ставите дизайнерам задачу переработать упаковку продукта. Можно сказать, что она должна быть актуальной, яркой. Но лучше объяснить, как она должна еще и повлиять на продажи, на привлечение конкретного нового сегмента аудитории. Как она вписывается в новую стратегию позиционирования продукта и бизнеса.

Показывать примеры

Когда вы ставите сотруднику или команде не типовую задачу, которую он уже много раз до этого выполнял, дайте ему ориентир результата. Покажите, как должен выглядеть итог.

Обсуждать задачу при постановке

Если постановка задачи выглядит как односторонний разговор, возникает риск неправильного ее выполнения.

Сотрудник может некорректно понять требования руководителя или не до конца понять какие-то детали.

После того, как вы поставили задачу, задайте сотруднику вопросы:

• Все ли понятно?
• Как видишь готовый результат?
• С чего начнешь решать задачу?
• Нужна ли тебе помощь от меня или твоих коллег?

Позвольте ему задать вопросы и уточнения в моменте, чтобы исключить недопонимание. Это особенно важно, когда вы передаете задачу новому человеку.

Итак, хотите ставить сотрудникам или команде задачу и не ужасаться потом результату? Используйте простую формулу: «четкое и понятное задание + открытое обсуждение + контроль». Эти три компонента снизят риски получить не то, что вы хотели.