5 эффективных методик планирования, которые помогают справляться с делами и стрессом

Речь пойдет о методах, которые подойдут для краткосрочного планирования — на день, неделю, месяц, квартал. Они универсальны: применить их можно и в личной жизни, и на работе.

«Метод помидора» (Pomodoro)

Сложность: 2,5

Этот способ планирования отлично подойдет, когда нужно сосредоточиться на одной задаче. Например, написать отчет.

Метод в 1980 году придумал итальянский студент Франческо Чирилло. Он назвал его «помидором» в честь кухонного таймера в виде этого овоща, так как для работы по этой системе нужен таймер или будильник.

Как планировать:

• Составьте список задач, которые нужно сделать.
• Поставьте таймер на 25 минут и начните работать.
• Сделайте 5-минутный перерыв: сварите кофе, сделайте разминку и т. д.
• Повторите рабочий цикл четыре раза.
• После четвертого «помидора» сделайте перерыв 25 минут.

Когда закончите с очередной задачей, приступайте к следующей по такому же плану.

Главное достоинство такого метода — он помогает избежать переутомления за счет регулярных перерывов.

Техника вряд ли подойдет, если вам нужно больше времени, чтобы на чем-то сконцентрироваться, или вы работаете в состоянии потока — большими отрезками времени без перерывов.

Объединение по блокам

Сложность: 2,6

Как планировать:

• Составьте список дел.
• Объедините однотипные или похожие задачи в большие блоки.
• Распределите их в течение дня.

Такой метод подойдет как раз тем, кому нужно глубоко погружаться в одно занятие, работать в состоянии потока или кто не любит многозадачность.

Метод «1–3–5»

Сложность: 3

Суть метода в том, что вы выбираете девять важных или срочных дел, которые нужно сделать в течение дня.

Как планировать:

• Выпишите все дела, которые вам нужно сделать за день.
• Оцените, сколько усилий нужно на выполнение каждого.
• Перенесите на потом дела, которые не горят и не вмещаются в план.

Учитывайте не только количество дел, но и сложность работы и время, которое нужно на их выполнение.

При необходимости список можно сократить. Например, в какой-то день сделать не девять, а семь задач — «1–2–4».

Что должно получиться в итоге:

1 — самая важная и приоритетная задача.

3 — задачи средней важности, которые можно решить в течение дня.

5 — незначительных задач.

Метод Айви Ли

Сложность: 3

Айви Ли — специалист по связям с общественностью, живший в США в начале XX века.

За свою методику планирования он получил большой гонорар от одного из богатейших на тот момент людей в мире Чарльза Шваба. Всего за три месяца компания бизнесмена начала работать намного эффективнее.

Как планировать:

• Накануне составьте список из шести самых важных дел на следующий день.
• Расположите их по приоритету — от самого важного к наименее важному.
• Выполняйте задачи строго по списку.
• Не начинайте следующее дело, пока не выполните предыдущее.
• Если вы не успели сделать дела из списка, остаток перенесите на следующий день.

Дела, которые вы не доделали, должны стоять в начале нового списка задач, но общее количество должно остаться таким же — шесть штук.

Метод Айви Ли не подойдет, если на вас регулярно сваливаются неожиданные встречи и срочные задачи.

Матрица Эйзенхауэра

Сложность: 2,6

Как вы уже заметили, любое планирование начинается с составления списка дел.

Определиться, что делать в первую очередь, что оставить на потом, а что вообще отложить в долгий ящик помогает матрица Эйзенхауэра.

Задача — разделить все дела на четыре категории:

1. Важно и срочно (квадрат аврала).
2. Важно и не срочно (квадрат благополучия).
3. Неважно и срочно (квадрат помех).
4. Неважно и не срочно (мусорная корзина).

Как это сделать:

• Чтобы понять степень важности, нужно определить ваши актуальные цели (карьера, здоровье, семья и т. п.). Если задача имеет к ним отношение, она важна.
• Срочность задачи определяется по тому, какие негативные последствия ждут вас, если ее не сделать (например, не подадите документы на загранпаспорт — не успеете получить его до отпуска).

Как пользоваться матрицей:

• Дела из квадрата 1 важно сделать в течение 1–2 дней. Если их слишком много — подумайте, правильно ли вы расставили приоритеты и можете ли делегировать кому-то часть работы.
• Для дел из квадрата 2 нужно отводить специальное время и делать их регулярно.
• Дела из квадрата 3 создают иллюзию продуктивности, но на самом деле не ведут к цели. Их нужно минимизировать.
• Дела из квадрата 4 можно либо вообще не делать, либо делать в самую последнюю очередь, когда все остальные закончены.

Какой бы метод планирования вы ни выбрали, имейте в виду: эффект будет выше, если регулярно уделять этому время.