Как передать дела перед отпуском, чтобы вас не потеряли клиенты и не возненавидели коллеги

Больше половины россиян против того, чтобы работать в отпуске. Но действительно отдыхает от рабочих дел только каждый пятый.

Если вы совмещаете отпуск с работой, вас, возможно, будут ставить в пример как ответственного сотрудника. Но без полноценного отдыха продуктивность тоже падает.

Поэтому лучше все спланировать заранее и действительно отдохнуть.

Начните готовить всех к своему отпуску заранее.

Составьте список дел, которые надо передать

Когда сделать: за 2–3 недели до отпуска

Делегировать коллегам вообще все свои обязанности не надо — у них есть и своя работа.

Заранее выпишите все, над чем работаете, и отсортируйте по категориям:

• успею сделать до отпуска;
• можно отложить;
• надо передать;
• не требуют личного участия (например, если это напоминания коллегам, можно заранее написать отложенные сообщения в мессенджере).

  Подумайте, кому и что можно поручить. Это должен быть не один человек, иначе на него ляжет слишком большая нагрузка.

Обсудите передачу дел с руководителем

Когда сделать: за 2 недели до отпуска

Если коллегам приходится совмещать ваши задачи со своими, они вправе просить доплату. Об этом стоит поговорить с руководством.

Организации потом не придется разбираться с недовольными сотрудниками, а вам — краснеть перед коллегами, которые работали вместо вас и ничего за это не получили.

Напишите подробную инструкцию по каждому проекту

Когда сделать: за неделю до отпуска

Для каждого пропишите отдельную инструкцию, чтобы коллега, который им займется, не тратил время на поиск информации.

Что обязательно нужно указать:

• текущий статус (что уже сделано, что в процессе);
• что нужно сделать;
• сроки выполнения;
• контакты по проекту;
• доступы и ссылки на документы, письма, папки, переписку и т.д.;
• что делать и к кому обращаться, если что-то пойдет не по плану.

Поговорите с коллегами лично

Когда сделать: за 5–7 дней до отпуска

После того как вы разошлете коллегам письменную инструкцию, пообщайтесь с ними лично или созвонитесь.

Это полезно обеим сторонам:

• вы убедитесь, что ваши инструкции прочитали и поняли;
• коллега сможет задать вопросы и получить развернутые ответы.

Что важно проговорить на такой встрече

• ключевые моменты в задачах;
• сроки, за которые вы отвечали;
• нюансы, которые могут быть не очевидны из текста.

Еще одна польза такой встречи: вы сможете лично сказать коллеге «спасибо» за поддержку.

Определитесь, в каких случаях к вам можно обращаться

Когда сделать: за 3–4 дня до отпуска

Обсудите с руководителем и командой, в каких случаях вам можно (и нужно) писать или звонить, а в каких — нет.

Используйте конкретные формулировки:

• «Пишите, если нужна срочная подпись на контракте».
• «Звоните только в случае сбоев, которые блокируют работу».
• «По всем другим вопросам — обращайтесь к [имя коллеги]».

Это поможет избежать лишних тревог с обеих сторон: вы не будете переживать за свои проекты, а коллеги не будут беспокоиться, уместен ли их звонок.

Если вы готовы быть на связи, обозначьте удобное время и как с вами связываться.

Если нет — скажите прямо, что будете недоступны.

Предупредите клиентов об отпуске

Когда сделать: за 3–4 дня до отпуска

Так срочное письмо без ответа или выключенный телефон не станут неприятным сюрпризом для тех, кто на вас рассчитывает.

Сообщение можно отправить по почте или мессенджеру.

Что в нем указать:

• даты вашего отсутствия;
• имя и контакты коллеги, который подстрахует вас в это время;
• что делать, если вопрос может подождать до вашего возвращения.

Настройте уведомления об отпуске

Когда сделать: за день до отпуска

E-mail: настройте автоматические ответы.

Что включить в автоответ:

• даты отпуска;
• имя и контакты коллеги, к которому можно обратиться.

Пример: «Спасибо за письмо! Я в отпуске с 15 по 28 июля и не читаю почту. По рабочим вопросам обращайтесь к [Ф. И. О., контакты]. Если вопрос не срочный, я отвечу после [дата]».

**Телефон: **

• можно настроить переадресацию на номер коллеги (если у вас есть рабочий номер);
• записать голосовое приветствие для тех, кто звонит по делам.

Мессенджеры:

• можно указать даты отпуска в статусе;
• настроить автоматический ответ с помощью специальных ботов.

Если вы выполнили все пункты, можете не переживать, что работа без вас встанет, а после возвращения вы обнаружите гору неотвеченных писем и горящие дедлайны.

Наслаждайтесь отпуском и восстанавливайте силы для новых дел.