Ничего не успеваю: 7 фатальных ошибок тайм-менеджмента

Не расставляете приоритеты

Если тайм-менеджмент воспринимать только как списки дел, заполненный календарь в телефоне и приложения-таймеры, толку от него не будет.

Списки помогают представить, над чем надо работать сегодня, спланировать расписание. Но это еще не управление временем.

У вас много дел, но вы или занимаетесь неважным и не успеваете важное, или перегружаете себя мелочами и выгораете к моменту, когда приходите к крупной и сложной задаче.

Что делать? Спрашивайте себя: «Что мне нужно сделать?», когда планируете день или неделю. Вводите в расписание сначала ключевые задачи и уже между ними распределяйте остальные.

Сдаетесь «срочному» перед «важным»

Представьте: вечером у вас назначена встреча с инвесторами, а утром надо закончить презентацию к ней. Это два очень важных дела, от которых зависит судьба компании. Между ними есть еще разные базовые процессы.

Но в рабочий день постоянно врываются какие-то горящие задачи — то проверить работу отдела, то ответить на внезапное письмо. В итоге, презентацию заканчиваете перед встречей, остальные дела повисли, и вы ощущаете, что ничего не успели.

Так происходит, когда приоритеты поставлены неверно. Есть «важные» дела, но они отодвигаются перед «срочными». По степени значимости могут быть значительно ниже, но чувство «Горим! Надо прямо сейчас делать!» заставляет впихивать их в расписание.

Что делать? Не позволяйте срочному контролировать ваше расписание. Расставляйте приоритеты — например, по матрице Эйзенхауэра и четко следуйте им.

Закладываете недостаточно времени на задачи

Иногда люди склонны планировать день так, как он в их понимании должен выглядеть, и ставить свои идеальные сроки: «На отчет потрачу полчаса», «Разберу почту за 10 минут», «Проведу совещание с командой за 40 минут». Проблема в том, что эти идеальные сроки не всегда реальные.

В них всегда может вмешаться непредвиденный фактор: на совещании кто-то из команды будет очень непродуктивен и встреча затянется. Поставщик ответит не так, как хотелось бы, и придется долго думать, как же его уговорить на другие условия. А некоторые люди просто склонны переоценивать себя.

Что делать? Ведите журнал задач, чтобы видеть их реальное время выполнения и планировать расписание точнее.

Практикуете многозадачность

Разбирать почту и параллельно слушать подкаст про новые техники управления командой? Составить отчет, потом провести созвон с партнером и в перерывах написать поставщику? Попытки успеть больше через совмещение задач в одном моменте или чередование разных типов задач в одном слоте приведут к перегрузке.

Если мозг вынужден фокусироваться на нескольких задачах, эффективность их выполнения снижается. В итоге на каждую из задач понадобится больше времени, чем если бы вы их делали друг за другом и правильно разнесли в расписании.

Что делать? Не выполнять больше одной задачи в моменте и группировать похожие типы активности друг за другом. Сначала сделали все, что касается общения — созвоны, встречи, потом занялись анализом данных.

Составляете расписание без учета личных особенностей

Вы наверняка замечали, что в определенное время дня у вас более ясный ум и вам легче делать разные подсчеты, а в другое время мозг будто заторможен? Это нормально и связано с биологическими ритмами человека. Проще говоря, «сова» он, «жаворонок» или «неизвестная природе птичка» — смешанный тип.

Связь между когнитивными функциями — то есть, мышлением, запоминанием и обработкой информации — и биоритмами требует дополнительных исследований. Но есть, например, данные о том, что у «жаворонков» внимание и бдительность выше утром, а у «сов» — во второй половине дня.

То же касается семантической (или вербальной) памяти — она хранит знания о мире и языке без опоры на личные события. Например, с ее помощью вы вспоминаете, сколько дней в календаре.

Что делать? Понаблюдайте за собой и выявите, когда вам легче справляться с задачами, которым нужен высокий когнитивный контроль — например, работа с цифрами. Обычно это время и есть пик вашей умственной активности.

Работаете без остановки

Если единственный перерыв в расписании — после завершения рабочего дня, это будет вызывать физическое и эмоциональное истощение. Первые задачи вы выполните легко, а дальше они начнут казаться все тяжелее и требовать больше времени, чем запланировано. В итоге опять к концу дня окажется, что надо бы посидеть подольше.

Даже если сейчас очень напряженный период для компании или вы заряжены энергией — остановитесь. От 10 минут отдыха после условных 4 часов работы мир не рухнет.

Что делать? Ставьте короткие перерывы между задачами или даже внутри одной долгой: например, трехчасовой. Исследования говорят, что отдых улучшает работу мозга.

Используете «универсальные» техники

Изучать опыт других людей полезно. Но полностью применять его на себя — большая ошибка. На то, как человек справляется с расписанием, с планированием дня влияют не только самоорганизация, мотивация, сила воли. Роль играют и особенности его личности. Поэтому одному могут не подходить списки дел, другому — таймер «Помодоро» и прочие инструменты.

Человеку с линейным восприятием времени легче всего управлять днем через строгий список дел, он любит ставить цели и достигать их. А человек с циклическим восприятием времени работает в зависимости от вдохновения. Если его загнать в жесткие рамки сроков, он выгорит уже на первой задаче. Ему нужно больше свободы в расписании.

Что делать? Экспериментировать с инструментами и форматами управления временем, анализировать и составлять индивидуальный план тайм-менеджмента.

Тайм-менеджмент не должен быть пыткой. Он про то, чтобы жить легче и при этом эффективнее. Если чувствуете, что несмотря на кучу собранных инструментов ничего не успеваете и к вечеру полностью выжаты, пробуйте менять тактику и подходы. Здесь нет универсального рецепта.