Планирование по методу матрицы Эйзенхауэра: расставляем приоритеты по срочности и важности

Что такое матрица Эйзенхауэра и почему она так называется

Матрица Эйзенхауэра — метод планирования в виде таблицы, которая делит задачи по двум параметрам — важности и срочности. Она помогает вам понять, что нужно сделать здесь и сейчас, а что можно делегировать или вообще отложить на неопределенный срок.

Матрица Эйзенхауэра состоит из четырех квадратов:

• важное и срочное — это то, что нужно делать в первую очередь;
• важное и несрочное — то, о чем нужно подумать;
• неважное и срочное — то, что можно перепоручить другим;
• неважное и несрочное — то, что можно отбросить.

Матрица Эйзенхауэра обязана своему названию 34-му президенту США Дуайту Эйзенхауэру, известному своей работоспособностью. В одном из выступлений в 1954 году он отметил: «Есть два вида проблем: срочные и важные. Срочные не важны, а важные никогда не бывают срочными».

Со временем эту мысль подхватили западные эксперты по планированию.

Как пользоваться матрицей Эйзенхауэра

Сначала нужно сформировать список всех ваших задач. Внесите в него все, что, как вам кажется, вы должны сделать. Пока особо их не анализируйте — этим вы займетесь позже.

Когда список будет готов, вам предстоит распределить задачи по четырем квадратам. Для этого задайте к каждой задаче два вопроса: 

• Это срочно? (да или нет);
• Это важно? (да или нет).

Квадрат 1. Важное и срочное

Сюда попадают задачи со строгим дедлайном (в том числе те, что назначают в последнюю минуту) и дела, которые просто нельзя отложить без ухудшения качества жизни. Если не заняться ими немедленно, вы наверняка столкнетесь с неприятными последствиями — или даже фатальными.

Квадрат 2. Важное и несрочное

Он предназначен для дел без строгих временных рамок, но требующих планирования на будущее из-за своих долгосрочных преимуществ. Нередко это задачи крупные, которые еще только предстоит разбить на более мелкие.

Чем дольше откладывать анализ таких задач, тем выше шансы, что они вскоре перейдут в раздел срочных.

Квадрат 3. Неважное и срочное

Эти задачи ограничены по времени, но выполнить их могут и другие люди — не обязательно это должны быть вы. На работе их можно перепоручить подчиненным, дома — членам семьи. Конечно, по обоюдному согласию.

Квадрат 4. Неважное и несрочное

Сюда попадают задачи, которые только тратят время, существуют исключительно ради вашего удовольствия, а не пользы и не приносят никакой долгосрочной выгоды. Мы держим их в уме по привычке или ради приятных ощущений, хотя, по сути, они лишь крадут наше внимание.

Преимущества и недостатки матрицы Эйзенхауэра 

Преимущества матрицы

• Заставляет задуматься о важности того, что вы делаете;
• помогает оценить реальную срочность задач;
• улучшает навык самоанализа;
• учит принимать быстрые решения;
• уменьшает количество дел;
• простой способ, доступный каждому. 

Недостатки матрицы

• Не учитывает другие важные параметры: наличие ресурсов, сложность и требуемые для выполнения задачи усилия;
• создает риск того, что вы будете постоянно откладывать действительно важные задачи, которые попадут в категорию несрочных или неважных;
• требует времени на заполнение, которого может быть жаль;
• может казаться слишком жесткой с точки зрения структуры.

Какие проблемы возникают при использовании метода и как их решить 

Вы не знаете, в какой квадрат внести задачу

Если возникают трудности с категоризацией, постарайтесь сосредоточиться на последствиях. Что будет, если не сделать задачу сегодня? Визуализируйте возможный сценарий — это должно помочь. 

Заполнение матрицы занимает слишком много времени

Легко попасть в ловушку чрезмерного анализа, особенно если вы склонны к перфекционизму. 

В таком случае установите для себя таймер, например на 10–15 минут. Когда время выйдет, отложите матрицу и займитесь срочными и важными задачами, которые вы успели туда внести. 

Все время уходит на важные и срочные задачи

Так быть не должно — если все время тушить пожары, легко выбиться из сил и потерять интерес к достижению хоть каких-то целей. 

Если большинство подобных задач приходят извне, подумайте, как вы можете ограничить их поток и предвидеть их появление. Если поступают от одного и того же человека, подумайте, стоит ли конкретно эта работа или общение такого стресса. 

Вы забываете про не срочные, но важные задачи

Их часто игнорируют в пользу задач важных и срочных, и тогда выполнять их приходится в последнюю минуту. Избежать этого помогут четко прописанные сроки — заранее указывайте, в течение какого времени нужно закончить не срочное, но важно дело. 

Возникают трудности с делегированием

Не все с легкостью отказываются от полного контроля — в том числе из-за чувства вины (необоснованного) от перекладывания забот на чужие плечи. 

Здесь важно найти в своем окружении подходящего человека, объяснить суть задачи и довериться ему. Научиться отказываться от тотального контроля можно только на практике. 

Вам трудно вычеркивать задачи из списка

Нередко мы цепляемся за мелкие и ненужные задачи — по привычке или ради быстрого удовлетворения от выполненной работы. Важно признаться самому себе, что у них нет никакой ценности, а время стоит потратить на что-то более значимое. 

Незапланированные дела выбивают вас из колеи

Не все в жизни можно предугадать, и иногда планам мешают неожиданные задачи. Старайтесь закладывать в график немного дополнительного времени на случай таких чрезвычайных ситуаций. Тогда вы не растеряетесь при форс-мажоре.