Правило 1-3-5: как сократить список дел до минимума и все успеть

Что за правило 1-3-5

Правило 1-3-5 — это техника планирования, которая помогает сократить количество текущих задач и эффективно распределить время, тем самым контролируя вашу нагрузку. 

Идея методики такова: на каждый день необходимо выбирать только 9 дел — не больше и не меньше. Подойдут при этом не все задачи. Нужно определять:

• 1 большую и важную задачу, которую точно нужно выполнить;
• 3 средние и относительно важные задачи, которые тоже стоит выполнить;
• 5 небольших и не настолько важных задач, которые хотелось бы выполнить, но, если вы с этим не успеете, ничего страшного не случится.

С помощью правила можно планировать как рабочие, так и личные задачи. Комбинировать в списке профессиональные и бытовые дела особенно советуют тем, кто хочет добиться баланса работы и жизни.

Как внедрить правило 1-3-5 в жизнь: алгоритм

1. Выпишите все задачи на день

Для начала нужно определить задачи, которые вы должны выполнить в течение дня. Пока не сортируйте их по приоритету, размеру и сложности — выписывайте вообще все.

2. Расставьте приоритеты

Определите наиболее важные задачи, которые нужно выполнить именно в этот день. Помните, что иногда все задачи могут казаться нам срочными, хотя, если их отложить, ничего не случится.

3. Определите объем задач

Пропишите, к какому типу относятся задачи: крупным, средним или небольшим. Не забудьте: один день — одна большая сложная задача.

4. Составьте итоговый список

Теперь вы готовы оформить финальный перечень дел на конкретный день. Задачи, которые в план не умещаются, можно запланировать на другую дату или вообще вычеркнуть.

Помните, что план может измениться: начальник пришлет срочную задачу или дома случится небольшое ЧП, которое потребует всего вашего внимания.

5. Начните с большего 

Велик соблазн начать с не слишком важных мелочей, но так делать не стоит. Лучше воспользоваться методом Съешь лягушку и сразу разобраться с единственной крупной задачей. 

Считается, что после выполнения самой неприятной и сложной задачи вам будет проще заниматься другими делами в течение дня. Техника повышает продуктивность, ведь вы не будете целый день избегать крупной задачи и при этом постоянно о ней думать. 

Преимущества и недостатки правила 1-3-5

Преимущества

• Учит расставлять приоритеты: правило гарантирует, что сначала вы сосредоточитесь на действительно важных задачах, а затем перейдете ко всем остальным. 
• Повышает концентрацию: ограничение числа задач позволяет дольше сохранять сосредоточенность на делах.
• Позволяет эффективно управлять временем: методика помогает выполнять важные задачи вовремя и не срывать дедлайны. 
• Предотвращает перегрузку: если следовать технике, то сил должно хватать на все задачи. 

Недостатки

• Слишком жесткая структура: правило не удастся применить, если у вас несколько крупных неделимых задач и вообще нет мелких. Тогда все 9 задач из плана выполнить будет невозможно. 
• Подходит не для всех профессий: вряд ли техника пригодится, например, творческим людям.
• Помогает только изначально замотивированным: пока вы не настроитесь на выполнение плана, от техники толку будет мало.

Проблемы при использовании правила 1-3-5 и способы их решения

Вам не удается расставить приоритеты

Не всегда получается с ходу определить, что крайне важно, а что нет. Есть несколько способов разобраться с важностью задач и принять взвешенное решение. Один из них — квадрат Декарта. Он предлагает ответить на 4 вопроса:

• что будет, если это произойдет;
• чего не будет, если это произойдет;
• что будет, если это не произойдет;
• чего не будет, если это не произойдет.

Такой способ помогает оценить задачу со всех сторон и проанализировать все возможные сценарии развития событий. 

Вы часто отвлекаетесь 

Лучше избегать многозадачности и заниматься каждым делом по очереди. Это поможет сохранить фокус. 

Если вы чувствуете, что внимание рассеивается, сделайте полноценный перерыв. 

Ваш список дел становится все больше

При использовании правила 1-3-5 важно быть гибким и добавлять более срочные и важные дела в список. Вот только это значит, что другие дела из него нужно удалять. Иначе вы обнаружите, что выполняете уже не 9 задач, а все 15.

Не всегда поручения на работе действительно настолько срочные. Уточните у руководителя, какие задачи не требуют выполнения здесь и сейчас. Просьбы коллег, друзей и родственников тоже часто могут подождать. 

Ваша продуктивность стоит на месте

Представьте: вы внедрили в свою жизнь 1-3-5 и оказалось, что оно отлично работает. И хотя вы не прочь дальше увеличивать собственную продуктивность, вы чувствуете, что застряли. 

В таком случае рекомендуют объединить правило 1-3-5 с другими методиками планирования и техниками тайм-менеджмента. Необязательно использовать вообще все — достаточно небольшого усилия, и продуктивность наверняка вырастет еще больше.