Управление прокрастинацией: 7+ приемов для контроля фокуса и сроков

Что такое прокрастинация

Под прокрастинацией понимают нежелание делать какие-то конкретные задачи. Ее могут часто путать с ленью или отсутствием мотивации, но есть нюанс — прокрастинацию обычно сопровождают и мотивация, и даже активное желание что-то делать — просто не то, что нужно. Чаще всего это что-то бесполезное или совсем несрочное.

Например, до вечера вам нужно сдать очень важный проект. Вы садитесь за работу, но мысли разбегаются — как и глаза. И вот взгляд падает на грязную посуду в раковине, или разбросанные книги, или пыль на полках.

Теперь вы понимаете, что давненько не прибирались. И сейчас — идеальное время для этого, несмотря на горящий дедлайн.

Как бороться с прокрастинацией

Существует множество техник для управления временем и планирования. Вот самые известные из них.

1. Матрица Эйзенхауэра

Когда применять: дел много, непонятно, с чего начать.

Результат: понятная приоритизация, которая ляжет в основу планирования.

Тяжело заставить себя сесть за дела, когда их очень много, — масштабы такие, что не знаешь, с какого края браться. В таких ситуациях помогает принцип Дуайта Эйзенхауэра — 34-го президента США. С помощью этой техники можно упорядочить хаос и даже уменьшить количество проблем.

Как это работает?

Все задачи нужно поделить на 4 категории:

• важное и срочное;
• важное и несрочное;
• неважное и срочное;
• неважное и несрочное.

Для каждой категории есть свое решение.

• Важные и срочные нужно выполнять самому и оперативно.
• Важные и несрочные нужно запланировать для дальнейшего выполнения.
• Неважное и срочное стоит кому-то делегировать.
• Неважное и несрочное отправляется в утиль (или откладывается до лучших времен).

Такое деление одной большой непонятной проблемы на множество маленьких и упорядоченных поможет понять, за что приниматься в первую очередь.

Избегайте: переполнения «срочного» всем подряд.

2. Методы слона и сыра

Когда применять: объемная задача пугает масштабом.

Результат: понятная дорожная карта + видимый прогресс по частям.

Чтобы съесть огромного слона, нужно сначала поделить его на кусочки. Этот же принцип работает и с решением проблем — сперва дробим, а потом уже по частям выполняем.

Метод сыра используется при выполнении крупной задачи, как и метод слона. По этой технике тоже нужно поделить проблему на более мелкие части, а дальше выполнять — причем не по порядку, а как больше нравится, например по сложности. Постепенно дырок в сыре будет больше, а сыра, то есть проблемы, меньше.

Избегайте: бесконечного «подготовительного» дробления без начала работы.

3. Метод помидора

Когда применять: сложно удерживать внимание.

Результат: работа над задачами небольшими циклами, но в интенсивном темпе.

Метод делит не проблему, а время работы над ней. По задумке Франческо Чирилло, создателя техники, при выполнении задачи нужно было 25 минут посвятить проблеме, ни на что не отвлекаясь, а 5 — отдыху. Время регулировал кухонный таймер в виде помидора — оттуда и название метода.

Избегайте: многозадачности, фокусироваться нужно на каком-то одном деле.

4. Метод «Съешь лягушку»

Когда применять: неприятная задача тормозит все остальное.

Результат: снят ключевой блокер, остальное идет легче.

Метод может применяться и к целому делу, и к его части. Суть в том, чтобы выполнить самую неприятную задачу («лягушку») в первую очередь. Иначе она будет откладываться на потом, и желания возвращаться к работе — и тем самым приближать ее выполнение — совсем не будет.

Избегайте: переноса «лягушки» на время, когда вы менее продуктивны. Для большинства это время после обеда.

5. Таск-менеджеры

Когда применять: теряются сроки и стадии.

Результат: прозрачная картина нагрузки и приоритетов.

Тяжело заставить себя выполнять важные задачи, когда непонятно, что это за задачи, сколько их и когда наступает дедлайн. Для наглядности можно использовать таск-менеджеры — приложения или программы, которые организуют процесс и позволяют составить подробный план.

С их помощью можно определить количество задач, сроки их выполнения, стадии, которые проект будет проходить, и людей, которые будут помогать в работе.

Среди самых популярных таск-менеджеров:

• Todoist;
• Kaiten;
• Singularity;
• Any.do;
• tada.team;
• «Пачка» и другие.

Избегайте: вести задачи в нескольких местах одновременно, так велик риск потерять задачи.

6. Среда без раздражителей

Когда применять: всегда.

Результат: меньше переключений на раздражающие факторы, выше концентрация и глубина внимания задачи.

Все методы тайм-менеджмента помогут, только если в нужный период времени точно работать, а не листать ленту в социальных сетях. Для упорной работы желательно убрать все лишнее, если это позволяет задача.

Также желательно обустроить рабочее место, убрать все отвлекающие факторы в виде горы папок, милых безделушек, которые хочется подержать в руке, вместо того чтобы закачивать отчет. Рабочее место не должно отвлекать от главного.

Избегайте: «быстрой проверки» мессенджеров в фокус-слотах (например, когда работаете по методу помидора).

7. Работа с причинами и мотивация

Когда применять: в совокупности с другими методами.

Результат: доведение задач до конца за счет внешней ответственности, управляемой мотивации и работы с когнитивными причинами.

Одной из причин прокрастинации психологи называют внутренние установки человека, с которыми бывает сложно бороться самостоятельно. Однако это не значит, что вы не можете поработать над собой и попытаться найти в себе определенные мысли и шаблоны поведения, которые саботируют ваши задачи.

Если самому справиться не удается, то здесь может помочь когнитивно-поведенческая терапия с психотерапевтом. Особенно эффективной считается групповая — эффект у нее сохраняется на более долгое время.

На сеансе со специалистом можно разобрать негативные мысли и установки, которые приводят к прокрастинации, перфекционизм и многое другое. К терапии обычно прибегают, когда остальные способы борьбы с прокрастинацией уже не работают.

Еще один из методов борьбы с прокрастинацией — ответственность вовне.

Увеличить мотивацию, нужную для работы, поможет и приятный бонус. Его можно обеспечить себе самостоятельно, например пообещав в случае успеха заглянуть в новый ресторан, посмотреть новый сериал, весь выходной не делать совершенно ничего и так далее.

Чего избегать: размытых обещаний «сделаю позже», наград «в кредит» до завершения этапа, перфекционизма как условия старта.