Уметь жить, плывя по течению, — полезный навык, а в некоторых случаях и вовсе необходимый. Например, если речь идет про борьбу с эмоциональным выгоранием и гиперконтролем. Но во всем должен быть баланс. И важно понимать: без планирования и тайм-менеджмента добиться своих целей (как профессиональных, так и личных) практически нереально. Что такое планирование и каковы его главные правила, рассказывает «Лента.ру».
Планирование — это процесс постановки целей и определение того, что должно быть сделано для их достижения, то есть определение конкретных задач. Сюда также относится составление планов, распределение ресурсов, обработка информации, принятие решений и так далее. Главное — этот процесс всегда нацелен на достижение лучших результатов в будущем.
Методы планирования можно применять как в бизнесе, так и в личной жизни. Бизнес-планирование даже преподают в специализированных вузах, а без убедительного бизнес-плана ни один инвестор не вложится в проект. Что касается личной жизни, то здесь планирование относится скорее к приоритизации дел и грамотному распределению времени.
«Если ранее о планировании говорили вскользь, и цитаты о ценности времени, важности целей и постановке задач можно было встретить лишь в автобиографиях и научных исследованиях, то в наше время этот навык относят к одному из самых важных как в личной жизни, так и в бизнесе», — говорит «Ленте.ру» эксперт по тайм-менеджменту и планированию Ольга Петрова.
По ее мнению, именно время — важнейший социально-экономический ресурс XXI века. «Ведь только время имеет свой лимит, независящий от нас. Как бы мы ни старались, сколько бы сил, денег, энергии у нас ни было, время нам неподвластно, — объясняет Петрова. — Единственное, что нам остается — это правильно организовать его и использовать так, чтобы наша жизнь прошла более ярко и счастливо».
Последние два пункта также можно отнести к стратегическому и тактическому планированию.
О главных этапах планирования «Ленте.ру» рассказала эксперт по тайм-менеджменту и наставник бизнес-ассистентов Софья Бельгаева (@belgaeva). Она выделила следующие шаги:
Существует огромное множество различных видов планирования. Остановимся подробнее на трех.
Это метод управления временем по блокам. По словам Софьи Бельгаевой, он подходит людям из любой сферы деятельности — в отличие от специализированных методов планирования, которые актуальны лишь для бизнеса.
Суть метода заключается в том, чтобы поделить день на «блоки» без конкретного списка задач, который иногда может сильно напрягать, поясняет эксперт. Например, эти «блоки» могут включать период времени для ответов на электронные письма, время на управление проектами, период для отдыха и саморазвития. Расписанные таким образом планы помогают уделять время всем аспектам жизни.
Коуч по тайм-менеджменту Евгения Савичева (@evg.savicheva) убеждена: этот метод наиболее актуален в наши дни.
Как поясняет Евгения Савичева, Smart-планирование заключается в том, что любую цель необходимо оценить и расписать по следующим пунктам:
«Каждому бизнесу необходимы стратегии развития. Без этого цели организации останутся нереализуемы. Возьмем в пример владельца производства мебели, которому необходимо выполнить заказ на изготовление десяти шкафов в течение месяца, — говорит Софья Бельгаева. — Планирование помогает определить все необходимые шаги для достижения поставленных целей. В таком случае можно использовать метод обратного планирования. То есть мы понимаем, к какому числу должно быть все готово, составляем план, включающий определение материалов, расчет времени на каждую задачу, а также выделение ресурсов и рабочей силы. Хватит ли нам сотрудников? А материалов?».
Кроме того, планирование в бизнесе помогает учесть возможные риски: такие как, например, задержка поставок.
Также планирование улучшает коммуникацию внутри команды. Все это, по словам эксперта, помогает быстро достигать целей компании, что необходимо для развития организации.
Тайм-менеджмент в повседневной жизни Софья Бельгаева предлагает рассмотреть на примере матери в декрете. «Женщине в таком случае действительно нужно организовать свой режим. И здесь хорошо подойдет метод таймблокинга, — говорит она. — В раннее утреннее время мама может заниматься организацией всех бытовых дел (сделать уборку, заказать продукты, продумать свое меню на день). В обеденное время она полностью с ребенком. Вечернее время, когда муж приходит с работы, можно посвятить себе».
Планирование помогает не отвлекаться и не перепрыгивать с задачи на задачу, что очень часто бывает в жизни современного человека и тем более матери, уверена Бельгаева.
Может показаться, что планирование — это довольно просто, но далеко не у всех оно получается с первого раза. С какими основными ошибками сталкиваются новички?
Планирование начинается не с ежедневника, а с мышления, уверена Ольга Петрова. «Зачастую многие следуют модным тенденциям, скачивают приложения, покупают ультрамодные планеры, но наступает новый день, график написан, а толка от этого нет. Потому что нет простого понимания: зачем все это нужно? — говорит эксперт. — А если прямо сейчас просто остановиться и задуматься: нравится ли мне мой образ жизни, мой доход, мое окружение, чем я занимаюсь, где я живу? Признаться честно самому себе. А ведь это результат нашего выбора. И что будет дальше?».
Иногда это приводит к постановке неправильных целей, к которым не лежит душа. А значит, и достичь их будет крайне сложно. «А что важно именно для вас? Власть? Деньги? Статус? Или же семья, забота о близких? А может быть, помощь животным? Если вы знаете свои ценности — вы сможете точнее поставить цель, истинную для себя. А в дальнейшем выбирать пошаговые действия и идти к мечте с настоящим удовольствием. Приготовить сырники по утрам с семьей или заказать доставку? Монетизировать хобби или открыть благотворительный проект? Провести вечер с детьми или доделать отчет в офисе? Что будет через несколько лет? Воспоминание о счастливой жизни или мысль о том, что вся жизнь прошла в чужом сценарии?» — отмечает Петрова.
По словам эксперта по планированию, золотое правило тайм-менеджмента звучит так: успевай не все, успевай важное. В первую очередь нужно работать над основными целями. А как понять, какие из них — основные? Об этом и говорит предыдущий пункт. Что важно для одного — не обязательно ценно для другого, и наоборот.
Подведение итогов, в том числе промежуточных, — это важная часть в планировании, которую многие упускают. «Важно останавливаться хотя бы раз в месяц и спрашивать себя: все, что я делаю, работает? Это приносит мне тот результат, которого я ждал? Что новое я могу применить как в жизни, так и в бизнесе? Это и есть подведение итогов на уровне цифр и аналитики, а также на уровне эмоций и состояния внутри», — поясняет Ольга Петрова.
Некоторое время было даже модно рассказывать о том, как люди годами живут без отпуска, проводя в загруженности и многозадачности 24/7. На самом деле, по мнению эксперта, им можно только посочувствовать.
«У вас была большая цель, вы вложили массу сил и ресурсов, возможно, этот путь был длиною в годы. И вдруг все внезапно рухнуло. "Сейчас горизонт планирования снизился до двух часов" — слышали эту фразу? Но важно понимать, что и в кризис планирование работает точно так же», — говорит Петрова.
В периоды неудач и просто тяжелые времена она рекомендует следующее.
«Темная полоса закончится, а в светлую нам выходить с результатами, полученными в этой темноте», — подводит итог эксперт.