Партнерский материал

Укрощение офисного хаоса

Шпаргалка руководителю: как объединить компанию и наладить работу

Считаете ли вы, что работа в вашем офисе хорошо оптимизирована? Множество неудобных программ, в которых трудно разобраться. Бесконечные потоки копий документов превращают электронную почту в свалку. Нет нормальной связи между сотрудниками. Просто сообщить новость коллегам — уже нетривиальная задача. О какой продуктивности может идти речь, когда рабочий процесс напоминает хаос?

Навести порядок в этом бардаке поможет система, которая охватывает все потребности компании, работает как единое целое, и включает в себя инструменты управления задачами и продажами, CRM, голосовую и видеосвязь, телефонию, мессенджер, а также средства для работы с документами и файлами.

Переучивать людей под работу в новой среде трудно, и поэтому нужно выбирать максимально простую и интуитивно понятную систему. Например, социальные сети — ими успешно пользуются все, независимо от возраста и специальности. Значит, нужен продукт, построенный по концепции социальной сети. Именно так создавался Битрикс24. Его разработчики дали возможность людям работать в пространстве, максимально похожем на социальную сеть.

Благодаря такому подходу Битрикс24 объединяет всю компанию и приживается без какого-либо сопротивления. Вся работа выполняется в одной вкладке браузера. Облачная архитектура сохраняет данные на сервере и делает их доступными из любой точки мира. Сотрудники могут работать из дома, с телефона или планшета, и даже в отпуске. Чтобы лучше понимать возможности Битрикс24, нужно перечислить его основные функции и особенности.

Социальная сеть

Это главный принцип, по которому строится и работает Битрикс24. Рабочий инструмент, созданный по принципу социальной сети, наследует всю простоту, доступность и удобство, не теряя при этом способность эффективно решать рабочие вопросы. Коллеги по-прежнему занимаются работой, но их взаимодействие происходит в тёплой, дружелюбной атмосфере, способствующей поддержанию позитивного настроя и взаимного поощрения за труды.

Задачи и проекты

Нет ничего проще, чем поставить задачу человеку. Так нам кажется. В процессе выясняется, что нужно попутно указать дедлайн, подключить помощников, назначить наблюдателей, координирующих проект, а ещё сопроводить исполнителя всей необходимой информацией и материалами, которые понадобятся ему в работе. Не так всё и просто, правда? А теперь представим, что задача комплексная — большой проект, в котором задействовано несколько человек и десятки подзадач. Как быстро и понятно донести информацию до людей? Тут в дело вступает система управления задачами Битрикс24.

Благодаря универсальному шаблону человек последовательно указывает все нюансы и особенности предстоящей работы, делит всё на отдельные подзадачи, попутно подключая к ним нужных людей, вводит даты и комментарии. Когда все поля будут заполнены, постановщик обнаружит перед собой идеально созданную задачу. Понятную, структурированную, не требующую пояснений и уточнений со стороны исполнителей и снабжённую всеми материалами, подтянутыми из корпоративного хранилища файлов. При этом на создание такого комплексного проекта не потребуется много времени, а создание простой задачи по быстрой форме занимает меньше минуты.

Бизнес-чат и видеозвонки

Использование популярных мессенджеров в корпоративном секторе периодически вызывает приступы гнева. Представьте, что в компанию со штатом в 30 человек пришёл новый сотрудник. При этом ему придётся добавить в свой список весь новый коллектив, и передать свои контакты каждому из этого коллектива. А ещё нужно понять, кто чем занимается, какую должность занимает, к какому отделу относится, за что отвечает. В Битрикс24 всё работает проще: ещё на этапе принятия на работу в системе создаётся профиль сотрудника, который занимает свою позицию в структуре компании. Затем сотрудник сам указывает свои персональные и контактные данные, добавляет фото и другую информацию. Именно так, как происходит в социальной сети. Когда профиль заполнен, в живую ленту публикуется всего одно сообщение с представлением сотрудника, и вот уже вся компания в курсе события. Никому никого не нужно добавлять в контакты и уточнять какую-то информацию — список сотрудников уже есть в мессенджере.

Общаться можно тет-а-тет, в чатах и конференциях, а также в формате видеозвонков с участием до 4 человек.

Онлайн-работа с документами

В большинстве компаний профессионально с настольными версиями офисных программ работают 10% сотрудников. Остальные только просматривают документы или вносят в них небольшие правки и комментарии. Для таких действий вполне достаточно онлайн-редактирования, и тратить бюджет компании на установку офисного ПО всем сотрудникам нет смысла.

Microsoft успешно освоили веб-среду и предлагают тот же самый Office в виде онлайн-инструмента Microsoft Office Online, который запускается прямо в браузере и реализует совместную работу над документами. Это позволяет отказаться от бесконечных пересылок копий одного и того же файла.

Также Битрикс24 поддерживает работу с веб-сервисом Google Docs. При этом оба решения плотно интегрированы со структурой компании. Каждый создаваемый и добавляемый файл не просто помещается в общее хранилище — он привязывается к конкретной задаче или проекту.

Для профессиональных пользователей в Битрикс24 предусмотрен еще один вариант работы с документами — редактирование на своём компьютере в привычной программе. При этом, скачивать файл, а потом снова загружать его в Битрикс24 не нужно, так как синхронизация происходит автоматически.

Общее файловое хранилище

Нельзя допускать беспорядка в файлах и документах компании. Здесь за организацию файлов отвечает инструмент под названием Битрикс24.Диск — облачное хранилище, позволяющее сотрудникам совместно работать с документами и предоставлять файлы в общий доступ. Сама структура файлов при этом не страдает — каждый документ всегда на своём месте, в связке с проектом или задачей.

Битрикс24.Диск учитывает права доступа пользователей к тем или иным проектам компании, и откроет доступ только к тому, что человек имеет право видеть.

Телефония

Помимо чатов и видеозвонков Битрикс24 имеет полноценную телефонию с возможностью звонить на городские и сотовые номера в любую точку мира по вполне доступным тарифам. Благодаря этому прозванивать базу клиентов и оперативно связываться с партнёрами можно вообще без телефона. Телефония в Битрикс24 выглядит и работает как привычная голосовая связь.

Организация продаж в CRM

Специально для отдела продаж и ведения коммерческой деятельности с партнёрами в Битрикс24 предусмотрена полноценная система CRM. С её помощью сотрудник, выполняя свою работу, автоматически создаёт единую структурированную и сверх детализированную базу. По ней легко отслеживается любое действие и оперативно находится вся необходимая информация. Для эффективного управления сделками менеджеру доступны все необходимые инструменты: быстрый доступ к задачам, делам, голосовой связи, выставлению счетов, а также удобной обработке лидов. Процессы ведения сделок упрощаются и ускоряются, следовательно, у человека остаётся больше времени на поиск новых клиентов.

Для анализа ситуации и результатов Битрикс24 позволяет буквально в один клик выстроить наглядную воронку продаж и общую статистику по результатам деятельности за любой период.

Управление персоналом

Каждый сотрудник представлен в системе не в качестве безликой записи имени и фамилии, а в виде полноценного профиля — такого же полного и развёрнутого, как и в любой социальной сети.

Для быстрого поиска нужного человека достаточно знать хотя бы первую букву его фамилии, должность, либо подразделение, в котором он числится. Единый поиск быстро найдёт соответствие и выдаст полный профиль сотрудника.

Битрикс24 представляет структуру компании в наглядном и прозрачном виде: каждый пользователь целиком видит иерархию подчинения, зоны ответственности, принадлежность сотрудников к отделам, их полномочия и компетенции. Руководитель создаёт эту структуру визуально, а затем на её же основе раздаёт права доступа пользователям внутри Битрикс24.

Зачастую компания работает с людьми, находящимися вне штата. Фрилансеры, подрядчики, партнёры — они тоже смогут пользоваться Битрикс24 через Экстранет. Естественно, с необходимыми ограничениями по доступу к информации. Найти любого из них будет так же просто, как и штатного сотрудника.

Пульс компании

Несмотря на свою простоту и интуитивность Битрикс24 всё же требует некоторого времени на полноценное изучение. Как узнать вовлечённость сотрудников в новый рабочий инструмент и проследить успешность освоения ими всех ключевых функций? Для этого достаточно открыть раздел «Пульс компании» — здесь отображается детальная активность каждого сотрудника в сервисе. Все данные представляются в виде наглядных графиков и процентных показателей, с помощью которых легко выявить проблемные моменты в освоении Битрикс24 и своевременно их решить. Помимо контролирующей функции «Пульс компании» привносит в процесс обучения элемент игры — сотрудники соревнуются по рейтингу вовлечённости с коллегами, стараясь попасть в ТОП самых активных пользователей.

Цена

Даже самый лучший инструмент организации работы в компании вряд ли будет пользоваться успехом, если не подумает о лояльной ценовой политике. Нужно понимать, что малый бизнес, особенно на раннем этапе — это довольно нестабильная штука, и лишних денег там нет точно. В данном случае лучшим решением будет вообще не брать денег с небольшой компании, а с ростом бизнеса и расширением штата предложить ещё больше возможностей за адекватную сумму. Битрикс24 делает именно так: все основные функции, включая CRM и корпоративное файловое хранилище на 5 ГБ, предоставляются любой компании для 12 сотрудников бесплатно. Никаких подвохов и скрытых затрат здесь нет. Регистрируешься и работаешь.

Приятный бонус для читателей Лента.ру. Введите при регистрации на www.bitrix24.ru промокод lenta14 и получите 12 дополнительных пользователей на полгода бесплатно. Промокод действителен до 10.04.2014.

ООО 1С-Битрикс
127287 г. Москва, ул. Хуторская 2-я, д.38А, стр.9
+7 (495) 229-14-41

Русская медь

Что вы знаете о главном металле XXI века: тест «Ленты.ру»