В России полным ходом идет масштабная реформа: трудовые книжки, которые всегда были бумажными, теперь переводят в электронный формат. Процесс перехода столкнулся с серьезными препятствиями: из-за пандемии коронавируса сроки приходится переносить, люди старшего поколения не хотят перемен, а бизнес побаивается новых технологий. Однако в будущем новый формат позволит упростить документооборот, облегчит работодателям жизнь, избавит граждан от бумажной волокиты и сэкономит миллионы рублей. Цифровое преобразование — в материале «Ленты.ру».
Трудовые книжки появились после революции 1917 года, они пришли на замену формулярным спискам о службе, которые заполнялись и сшивались на длинных листах. К 1930-м трудовые книжки уже распространились по всему СССР. Документ выступал в роли удостоверения личности и давал право на получение продовольственных карточек.
В современной России об отмене трудовых книжек заговорили в 2010-х. Например, в 2011 году Минздравсоцразвития заключило, что документы устарели и неактуальны, ведь защиту прав работников обеспечивает трудовой договор. «Трудовые книжки — это советские рудименты, анахронизмы, западные фирмы нормально обходятся без них», — говорил глава налогового комитета общественной организации «Опора России» Михаил Орлов. Сейчас об отмене трудовых книжек речь пока не идет: их готовятся сделать виртуальными.
Идею ввести в стране электронные трудовые книжки обсуждали несколько лет. Еще в 2016 году в Минтруда говорили, что власти не планируют отказываться от концепции трудовых книжек, но допускали, что в будущем они могут стать электронными. В 2018-м такую инициативу выдвинул Дмитрий Медведев, который тогда был премьер-министром. «Преимущества тоже очевидны, включая снижение издержек работодателей, которые связаны с ведением и хранением бумажных трудовых книжек, — говорил он. — Тут экономию по-разному считают, в любом случае это сотни миллионов рублей».
Власти хотят создать базу данных, где будут храниться все сведения о работнике и его стаже. На цифровые трудовые собираются перевести по меньшей мере 60 миллионов человек (83 процента от общего числа работающих граждан).
Соответствующий закон действует с начала 2020 года. Пока переход останется добровольным: перевести документ в электронный вид можно в МФЦ, на портале госуслуг, на последнем месте работы или в Пенсионном фонде (ПФР). Начиная с 2021 года у всех, кто впервые устраивается на работу, сведения о трудовой деятельности будут вестись только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки.
Перейти на электронную версию книжки можно в любой момент после 2021 года. Если работник не подаст никакого заявления, то за ним сохранится бумажная трудовая книжка. На сегодняшний день уже 1,44 миллиона российских компаний направили в ПФР данные о трудовой деятельности свыше 24,7 миллиона человек. Посмотреть электронную книжку можно в личном кабинете на сайте ПФР, на портале госуслуг и через приложения этих ресурсов для смартфонов.
Россияне, выбравшие электронную трудовую книжку, получают бумажную трудовую на руки с соответствующей записью о сделанном выборе. Бумажная трудовая книжка при этом не теряет своей силы и продолжает использоваться наравне с электронной. При этом необходимо сохранять бумажную книжку, поскольку она является источником сведений о трудовой деятельности до 2020 года, а в электронной версии фиксируются только сведения начиная с 2020 года.
Среди преимуществ нового формата — удобный доступ работников к информации, дополнительные возможности дистанционного трудоустройства, удаленное оформление пенсий, также данные из электронной трудовой книжки можно будет использовать для получения госуслуг. Еще один плюс виртуального документа — решение проблем с логистикой и хранением, а также сокращение расходов на кадровое делопроизводство. По подсчетам Минтруда, 1 рубль затрат на офисное кадровое делопроизводство при переходе в электронный формат превращается в 28 копеек. Возможная экономия для работодателей оценивалась примерно в 500 миллионов рублей в год.
Однако для перехода к электронной версии есть несколько препятствий, одно из них — пандемия, из-за нее сроки пришлось сдвинуть. «С учетом ограничений, которые накладывают на работодателей в пандемию, была необходимость, она в принципе на сегодняшний день сохраняется, в переносе сроков введения электронной трудовой книжки», — объяснил министр труда и социальной защиты России Антон Котяков. О каких именно ограничениях идет речь, он не уточнил. Министр отметил, что сейчас дата сдвинута на 31 октября этого года. «С учетом текущих ограничений вполне вероятно, что мы выйдем с очередной инициативой, отодвинув решение еще чуть дальше», — добавил Котяков.
Россияне с подозрением отнеслись к «оцифровке». Согласно недавнему опросу ВЦИОМ, почти две трети граждан отказались заводить себе электронные трудовые книжки. Наиболее консервативно настроены россияне старше 60 лет, а также жители сел и деревень. Больше всего сторонников цифровой версии среди молодежи в возрасте 18-24 лет и жителей Москвы и Санкт-Петербурга.
Основными недостатками «цифры» называют угрозу потери данных в результате технических сбоев и утечки данных. «Несмотря на широкое распространение интернета и современных технологий в жизни наших соотечественников, уровень доверия к электронным системам невысок. При выборе между риском потери данных и надежным, но не слишком удобным бумажным форматом предпочтение отдают проверенному варианту», — констатировал ВЦИОМ.
Еще одна проблема — недоверие бизнеса. Согласно данным исследования компании «БухСофт», почти половина российских компаний (46 процентов) не использует возможности электронного документооборота. Предприятия считают IT-решения ненадежными, дорогими и сложными для освоения.
«Минусы, которые можно выявить в случае перехода на электронные трудовые книжки: несмотря на то что ПФР гарантирует безопасность и сохранность всех данных, это не исключает риска утери данных или хакерских атак и, как следствие, потери данных по трудовому стажу или опасности условий труда; учитывается и отсутствие приватности (далеко не все граждане готовы предоставлять информацию, которая будет находиться в легком доступе)», — сказала доцент кафедры гражданского и предпринимательского права Новосибирского государственного университета экономики и управления, кандидат юридических наук Ирина Ломакина. Также она указала, что реализация проекта может столкнуться с трудностями в малоразвитых регионах, где нет нормального доступа в интернет.
Трудовые книжки в привычном виде остались только в России, странах СНГ и Словении. В большинстве стран мира на работу уже давно принимают по контракту. Например, в США соискатель при трудоустройстве предоставляет резюме, дипломы и характеристики с прошлого места работы, а поиском остальной информации занимается служба безопасности компании. В Испании действует электронная система Vida Laboral. Туда вносят данные о найме, увольнениях и налоговых отчислениях, которые отправляются в Минтруд и Фонд социального страхования.
Переход к виртуальным документам отвечает целям национального проекта «Цифровая экономика», который рассчитан до 2024 года. Среди его задач — обеспечение каждого жителя страны доступным интернетом, защита информации граждан и бизнеса, а также подготовка кадров будущего с учетом цифровизации. Именно в цифровизации видят один из главных драйверов роста: власти верят, что с ее помощью можно добиться технологического прорыва, необходимого для ускорения темпов экономического развития страны.
С развитием современных технологий цифровые документы становятся новой нормой. «Процесс перевода таких документов, как паспорт, водительские права, трудовая книжка, в электронный вид — это уже не мифический план цифровизации, а наступившая и неизбежная реальность настоящего дня», — заключил директор ВЦИОМа по работе с органами государственной власти Кирилл Родин.
Переход от бумажных трудовых книжек к электронным в России скорее всего затянется. Нужно учитывать наличие интернета в регионах и принимать во внимание уровень компьютерной грамотности населения. По данным Минтруда, все данные о трудовой деятельности граждан перенесут в электронную базу к 2027-му.
Тотальная цифровизация документооборота неизбежно приведет к сокращению количества документов, оформляемых в обязательном порядке. Так уже случилось, например, с ИНН, СНИЛС и больничным листом. Кроме того, на бумажных носителях больше не выдаются свидетельства о регистрации права собственности и пенсионные удостоверения. Так что работникам рано или поздно все равно придется принять новые правила. Сейчас россиянам нужно объяснить, что их страхи перед «оцифровкой» незначительны по сравнению с пользой в будущем.