Как бизнес теряет деньги на онбординге и можно ли решить эту проблему

*Источник: Российская газета

Сколько реально стоит новый сотрудник

Идеальный расклад для бизнеса: сотрудника оформили, и он тут же вливается в коллектив и рабочие процессы, начинает приносить максимум пользы. 

Реальный расклад: новичок несколько недель осваивается и забирает часть времени других сотрудников. То есть не только не работает в полную силу, но и может снижать эффективность всей команды.

Таким образом, стоимость нового сотрудника складывается из:

• затрат на поиск кандидата;
• времени команды, которая помогает новичку с адаптацией;
• зарплаты, которая не отбивается или отбивается не полностью, пока новичок входит в должность.

Простые цифры из исследования SuperJob: адаптация программистов стоит почти 1,2 млн рублей за 3,5+ месяцев, адаптация логистов — чуть меньше 300 000 рублей за 2,5 месяца, адаптация менеджеров по продажам — 110 000 рублей за чуть меньше чем 2 месяца. И это только зарплаты.

Главной проблемой бизнеса становится не найти и порой даже не удержать, а быстро вывести новичка в эффективность. 

Многие компании теряют деньги именно на этапе обучения и адаптации, потому что он может затягиваться или вообще оказаться бессмысленным: сотрудник проведет условные два месяца в попытках «влиться», получит зарплату и уйдет в другую компанию.

Где именно бизнес теряет деньги

Онбординг до сих пор строят по принципу «дай доступ к базе и плыви сам». Бизнес теряет деньги в основном из-за двух ошибок.

Перегружает новичка регламентами

Эта проблема особенно остро стоит для крупных компаний. У них много разных регламентов/информации, накопленных за долгие годы, и сотрудники просто не могут в ней разобраться/определить приоритеты.

Найти человека, который будет учить и следить, крайне сложно. Из-за этого онбординг затягивается. 

Новичок неделями пытается разобраться во всех правилах и нормах, по каждому вопросу обращается к коллегам или руководителю и только через 2–3 месяца приближается к тому, чтобы выйти «на полную мощность».

При этом у бизнеса нет времени вкладывать много ресурсов в одного сотрудника, особенно у крупных сетей. Им важно соблюдать стандарты, быстро выводить сотрудников на линию, отслеживать эффективность их обучения.

Не выстраивает системное обучение

Если сотруднику просто дали доступ к базе знаний и он должен во всем разбираться или просто накидывают задачи с посылом «освоишься во всем на практике, будет неясно — спросишь», он сталкивается с хаосом. 

Информации много, а как построить путь и дойти до конечной цели, непонятно. Особенно если руководитель и коллеги подгоняют, потому что им нужен готовый ко всему человек.

Попытка дать новичку все и сразу может привести или к тому, что он будет недостаточно эффективен. Или к тому, что он просто уйдет уже во время адаптации.

Как ускорить онбординг и повысить его эффективность

Сократить срок вхождения новичка в должность и его превращения из «медленного сотрудника» в эффективную рабочую единицу можно за три шага.

Определиться с приоритетными знаниями

Первое и главное — отказаться от идеи «дать все и сразу». Чтобы сократить время онбординга, нужно четко определиться с тем, кого ищет компания, какие данные у нее есть и что из этого должен знать конкретный сотрудник здесь и сейчас, а не через полгода.

Например, компания нанимает менеджера по работе с клиентами в интернет-магазине.

На самом старте он должен разобраться:

• как открыть смену и войти в CRM-систему;
• какие вопросы клиенты задают чаще всего и как на них ответить;
• что делать в спорных/конфликтных ситуациях с клиентом;
• когда обратиться к старшему коллеге и как.

Этот пласт знаний можно освоить меньше, чем за неделю, и он позволит новичку обрабатывать большую часть основных задач без помощи наставника. А уже дальше он будет изучать, например, оформление возвратов, комбинирование акций, и т. д.

Нельзя, да и не нужно впихивать в нового сотрудника все знания сразу или делать это очень быстро, в экспресс-режиме.

Простой алгоритм для того, чтобы выделить главное:

1. Выпишите все, что делает средний сотрудник на конкретной позиции за день.
2. Жестко отфильтруйте: без чего он не сможет сделать ни одного из этих действий? Это и есть база для первых дней адаптации.
3. Опросите других сотрудников на той же должности: «Какие три вещи вы делали в первую неделю, без которых не смогли бы работать дальше?», «Чему вас не нужно было учить в первую неделю — это только отвлекало?». Выделите самые частотные ответы.

Определиться со сроками базового обучения

Какие базовые знания и с какой скоростью нужно вложить в новичка, сильно зависит от сферы деятельности, масштаба, задач компании и позиции нового сотрудника.

Можно выделить три типовых сценария:

1. В сезонном бизнесе нужно быстро увеличить штат, чтобы не потерять деньги. Обучение будет занимать 3–5 дней. Потом еще пару дней практики в паре с более опытным сотрудником.
2. В премиум-сегменте или в бизнесе с длинным циклом сделки на обучение сотрудника могут уходить недели. Лучше подождать, чем выпустить неподготовленного человека и потерять в деньгах больше. То же самое относится к обучению руководителей направлений или узкопрофильных специалистов, которые работают с повышенными рисками.
3. Стандартный сценарий. Чаще всего обучение занимает неделю в умеренном режиме. Это позволяет не гнаться за знаниями и использовать разные форматы: тесты, моделирование ситуации, исторические справки.

Структурировать обучение и отжать лишнее

Еще один важный момент — четко структурировать процесс адаптации и обучения так, чтобы новый сотрудник двигался последовательно и качественно усваивал информацию.

Для этого необходимо, во-первых, разделить адаптацию на этапы.

На каждом из этапов разные задачи, разные подходы к обучению сотрудника, разный объем информации, которую он должен получать.

Во-вторых, необходимо уделить внимание качеству образовательных материалов.

Насколько четко и понятно разложена вся основная информация в базе данных или должностных инструкциях? Актуальна ли она или ее собрали еще 20 лет назад при основании компании? Учитывает ли она сегодняшние задачи сотрудников на конкретной должности?

Какую роль в адаптации сотрудника играют технологии

Технологии сделали многие процессы найма и управления персоналом заметно проще, быстрее, выгоднее для бизнеса. В том числе адаптацию и обучение. 

Они помогают отсеять лишнюю информацию, расставить приоритеты и персонализировать сам процесс обучения, автоматизируют работу с обратной связью, помогают прогнозировать развитие сотрудника.

Можно выделить три уровня технологий, которые ускоряют превращение новичка в эффективную рабочую единицу.

Системы автоматизации рутины. В первую очередь это HRM-системы. Они ускоряют выдачу доступов и оформление сотрудника, строят маршруты обучения и адаптации, назначают задачи и дедлайны, помогают управлять электронным документооборотом. Это базовый уровень, который зачастую незаметен самому новичку — только HR-отделу.

Образовательные платформы (LMS). Структурируют обучение, помогают его проходить поэтапно (нельзя попасть на уровень выше, пока не пройден текущий), предлагают разные форматы освоения материала, контролируют прогресс и выводят информацию о нем на дашборд для HR и наставника.

ИИ-ассистенты. Часто они сразу встроены в HRM-системы. Выступают в роли навигатора по знаниям — подсказывают, где в многостраничном гайде посмотреть ответ на конкретный вопрос. Вместо наставника помогают разобраться в сложных моментах, если они отражены в регламентах и базе знаний. А также анализируют прогресс обучения, подсвечивают трудности и дают обратную связь самому новичку и его руководителю.

На «медленных сотрудниках» компании теряют сотни тысяч рублей, и чем крупнее бизнес, тем выше ставки. Минимизировать эти убытки можно, если перестроить онбординг и обучение.