Как правильно написать заявление на отпуск? Образец, советы экспертов

Каждый работающий человек имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Обычно он длится 28 дней, но представители некоторых профессий могут рассчитывать на дополнительные дни отдыха. Также в отпуск можно уйти из-за рождения ребенка или учебы, а можно взять дни отдыха за свой счет. «Лента.ру» рассказывает, как правильно написать заявление на отпуск, когда его нужно подать и какие документы для этого нужны.

• Можно ли уйти в отпуск без заявления?
• Когда писать заявление на отпуск обязательно?
• В какой срок нужно подать заявление на отпуск?
• Что написать в заявлении на отпуск?
• Примеры заявления на отпуск

Можно ли уйти в отпуск без заявления?

Писать заявление на отпуск нужно не всегда: все зависит от вида предстоящего отпуска, рассказала «Ленте.ру» старший вице-президент ИК Fontvielle Анастасия Хрусталева.

Виды отпусков

1. Основной оплачиваемый отпуск. «Сотрудники в течение года имеют право на отпуск, который составляет 28 календарных дней. Во время отпуска они не работают, однако их рабочее место и заработок сохраняются компанией», — отметил в беседе с «Лентой.ру» председатель общероссийского профсоюза работников торговли и услуг Олег Аптекарев.
2. Дополнительный оплачиваемый отпуск. «Он доступен работникам с инвалидностью и тем, кто занят на предприятиях с вредными условиями труда. Количество дополнительных дней отпуска может различаться у сотрудников, так как оно определяется должностью и стажем», — подчеркнул в беседе с «Лентой.ру» заместитель гендиректора сервиса «Работа.ру» Александр Ветерков.
3. Отпуск по беременности и родам. Женщина уходит в такой отпуск на 140 дней: 70 дней до родов и 70 дней после. Сроки могут увеличиваться в зависимости от сложности беременности и родов, а также от количества детей (если россиянка рожает двойню или тройню, ей положено больше дней).
4. Отпуск по уходу за ребенком. Отец или мать могут находиться в таком отпуске, пока ребенку не исполнится три года.
5. Учебный отпуск. Претендовать на такой отпуск могут студенты, которые получают первое образование в аккредитованных образовательных учреждениях. Он может длиться от нескольких дней до 2,5 месяца, в зависимости от формы обучения и учебного заведения.
6. Отпуск без сохранения заработной платы. «Такой отпуск работодатель может предоставить сотруднику, которому необходимы один или несколько дней по семейным или иным обстоятельствам. Есть случаи, когда руководитель не может отказать работнику. Например, если у сотрудника свадьба, родился ребенок или умер близкий родственник», — уточнил Александр Ветерков.
7. Отпуск с последующим увольнением. Если сотрудник хочет уйти из компании сразу после отпуска, он может не писать отдельно заявление на отпуск и на увольнение, а объединить их в одно.

Когда не пишется заявление на отпуск?

В конце каждого года компании обычно составляют график отпусков: в нем сотрудники должны указать даты, в которые планируют отдыхать в следующем году. Руководство утверждает такой график не позднее, чем за две недели до Нового года.

«И работодатель, и работник осведомлены о датах отпуска. У работодателя возникло обязательство его предоставить и оплатить, поэтому дополнительно уведомлять о своем праве нет необходимости. В этом случае работодатель должен письменно напомнить работнику о скором отпуске не позднее, чем за 14 дней до его начала», — отметила Анастасия Хрусталева.

Однако в этом случае все равно придется подписать приказ на отпуск: лично или с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП).

Когда писать заявление на отпуск обязательно?

Планы и личные обстоятельства сотрудников часто меняются, поэтому утвержденный график нельзя считать окончательным. При необходимости можно уйти в отпуск в другие даты, если работодатель не против. Но в таком случае сотрудник должен написать заявление на отпуск.

Также заявление понадобится, если у сотрудника накопились неиспользованные дни — например, он некоторое время не брал отпуск. Оно необходимо и перед уходом в отпуск за свой счет, отпуск по беременности и родам, отпуск по уходу за ребенком или учебный отпуск.

В какой срок нужно подать заявление на отпуск?

Заявление необходимо подавать не менее чем за две недели до начала отпуска. «Это время нужно, чтобы в компании подготовились к вашему временному отсутствию на работе», — рассказала «Ленте.ру» юрист по трудовому праву hh.ru Татьяна Нечаева.

В крайнем случае, по согласованию с работодателем, подать заявление можно за три дня. Дело в том, что работодатель обязан выплатить сотруднику отпускные не позднее чем за три дня до начала отпуска.

«Если руководитель откажется дать вам отпуск и вы не придете на работу, то прогулом при наличии уважительной причины это считаться не будет. И если дойдет до разбирательств, то с большой вероятностью суд встанет на вашу сторону. А если уважительных обстоятельств у вас нет, то действовать придется на ваш страх и риск», — подчеркнула Татьяна Нечаева.

Что написать в заявлении на отпуск?

Утвержденной единой формы заявления на отпуск нет, однако у каждой компании могут быть свои требования к оформлению этого документа. Бланк заявления на отпуск образца конкретной компании можно получить в отделе кадров.

При этом структура заявления обычно не меняется.

В шапке заявленияя в правом верхнем углу нужно указать, кому оно адресовано. «Обычно это руководитель подразделения или директор компании. Не забудьте прописать полное название его должности и фамилию с инициалами», — рассказал «Ленте.ру» совладелец WELLSIDE Недвижимость Александр Серов. Также в шапке нужно указать свое ФИО и должность.

Чуть ниже шапки по центру нужно написать слово «Заявление».

Дальше идет тело заявления на отпуск. В этом разделе нужно указать причину, по которой сотрудник уходит в отпуск, а также сроки планируемого отдыха: дату начала отпуска и дату его завершения, отметила в беседе с «Лентой.ру» ведущий менеджер по персоналу ПГ «ВЕКПРОМ» Виктория Шумова.

Если речь идет не о ежегодном отпуске, нужно указать основания для такого отпуска и перечислить документы, подтверждающие эти основания. Например, для отпуска по уходу за новорожденным нужно свидетельство о рождении ребенка.

Ниже, в левом углу, ставят дату заявления. А напротив нее в правом углу — подпись сотрудника, который собирается в отпуск, а также его фамилию и инициалы.

Примеры заявления на отпуск

Ежегодный отпуск

Отпуск по беременности и родам

Прошу предоставить мне отпуск по беременности и родам продолжительностью 140 календарных дней с 28 марта 2024 года по 15 августа 2024 года.

Прошу выплатить мне пособие по беременности и родам.

К заявлению прилагаю:

1. Листок нетрудоспособности серия ________ от 1.03.2024 г. в оригинале.

2. Справка из женской консультации об установлении факта беременности от 10.10.2023 г. № __ в оригинале.

Отпуск по уходу за ребенком

Прошу предоставить мне с 28 марта 2024 года по 15 августа 2024 года отпуск по уходу за ребенком, Андреевой Викторией Андреевной, до достижения ею трех лет. Прошу назначить мне ежемесячное пособие по уходу за ребенком и ежемесячную компенсацию от работодателя.

К заявлению прилагаю:

1. Свидетельство о рождении ребенка.

2. Справка с места работы отца, Андреева Андрея Андреевича, о том, что он не использует отпуск по уходу за ребенком до достижения трех лет.

Учебный отпуск

Прошу предоставить учебный отпуск с сохранением средней заработной платы на обучение в Московском государственном университете на период с 20 ноября по 18 декабря 2024 года.

Справку-вызов из учебного заведения прилагаю.

Отпуск за свой счет

Прошу предоставить мне отпуск без сохранения заработной платы с 4 по 18 апреля 2024 года сроком на 14 календарных дней в связи с собственным бракосочетанием.

Отпуск с последующим увольнением

Прошу предоставить мне ежегодный оплачиваемый отпуск с 4 по 18 апреля 2024 года сроком на 14 календарных дней с последующим увольнением по собственному желанию.