Не просто «все, закрылись»: топ-6 шагов, как корректно завершить ИП с работниками и без штрафов

*Источник: «Справочная»

**Источник: «Свое Дело»

Уволить сотрудников

Прежде чем подавать в налоговую заявление на прекращение деятельности ИП, нужно уволить сотрудников.

Прекратить трудовые отношения можно со всеми, включая так называемые защищенные категории — беременных, работников с маленькими детьми, находящихся в отпуске. Главное, чтобы увольнение было связано с реальным закрытием ИП.

Само увольнение происходит в три шага.

Сообщить в службу занятости

Первой о грядущем закрытии ИП и увольнении сотрудников узнает служба занятости по месту жительства.

Важно: с 1 января 2024 года нужно также уведомлять службу занятости об изменении решения, об отмене ликвидации или сокращения. Срок — в течение 3 рабочих дней с момента принятия соответствующего решения.

Отправить информацию можно:

• дистанционно с КЭП предпринимателя по инструкции на портале «Работа России»;
• почтой — традиционное уведомление.

Уведомить сотрудников об увольнении

Для компаний Трудовой кодекс предусматривает конкретные сроки для отправки уведомлений в связи с ликвидацией. Для ИП этот срок определяется трудовым договором.

Мария Васильева уточняет, что уведомление нужно оформить в письменном виде для каждого работника, факт ознакомления сотрудников подтверждается их подписью.

Дистанционным сотрудникам отправляем уведомление почтой или курьером по адресу, указанному в трудовом договоре, а если у ИП подключен КЭДО (кадровый электронный документооборот), то используем его.

Оформить документы и провести расчеты

На последнем этапе расставания с сотрудниками нужно:

• издать приказ об увольнении по форме Т-8;
• ознакомить работников с содержанием приказа под подпись;
• внести записи об увольнении в трудовые книжки.

Если работник ведет электронную трудовую книжку, ему выдают справку СТД-Р о трудовой деятельности.

Сотрудников закрывающийся ИП увольняет по основанию «прекращение деятельности индивидуальным предпринимателем».

Остается только рассчитать сотрудников: выдать зарплату за отработанное время и компенсацию за неиспользованный отпуск. Любые другие выплаты — только если они указаны в договоре. Например, выходное пособие или премии.

Все расчеты нужно выполнить именно в последний рабочий день. Задержка даже на один день — нарушение ТК РФ и штраф по ст. 5.27 КоАП до 20 000 рублей для ИП.

Елена Сутырина напоминает, что ИП обязан выдать все документы работнику при увольнении: трудовую книжку или справку СТД-Р, справку о сумме заработка за два календарных года (для расчета пособий), справку о доходах и удержанном НДФЛ, выписку из раздела 3 расчета по страховым взносам (РСВ).

Сдать отчетность в ФНС и СФР

После того как ИП закончил трудовые отношения с сотрудниками и рассчитал их, он формирует и сдает отчетность в налоговую и Соцфонд.

Как указывает Мария Васильева, с момента увольнения последнего работника ИП автоматически снимается с учета в СФР как работодатель, поэтому дополнительных заявлений подавать не нужно.

В отношении отчетности также есть нюансы, которые связаны с разными налоговыми режимами.

Так, закрывающийся ИП на УСН должен подать декларацию не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором прекращена деятельность (снятие с учета в ЕГРИП).

Для ИП на ПСН, НПД, АУСН сдавать декларацию не нужно.

А на ОСНО:

• декларацию 3-НДФЛ подают в течение 5 дней после внесения записи в ЕГРИП;
• декларация по НДС — в стандартные сроки.

Уплатить налоги и взносы

Нельзя закрыть ИП и понадеяться, что налоги спишутся сами собой: они остаются за физическим лицом.

Фиксированные взносы можно уплатить уже после закрытия ИП. Главное, не позднее 15 календарных дней с даты снятия с учета.

В 2026 году годовой размер фиксированных взносов составляет 57 390 рублей, при закрытии в середине года сумма пересчитывается пропорционально.

Снять с учета ККТ

Если ИП пользовался онлайн-кассой, следует снять ее с регистрационного учета.

При снятии ККТ с регистрации обязан сформировать на кассе отчет о закрытии фискального накопителя и передать его в ФНС.

Однако можно обойтись и без заявления: после того как запись о прекращении деятельности ИП появится в ЕГРИП, налоговая в одностороннем порядке снимет ККТ с учета.

Также ИП может передать ККТ другому ИП или юрлицу.

Завершить отношения с контрагентами

Прежде чем закрыть ИП, убедитесь, что не осталось зависших вопросов с поставщиками, кредиторами и другими контрагентами.

Что нужно сделать:

• расторгнуть действующие договоры — на аренду, поставки, обслуживание;
• погасить задолженности перед контрагентами;
• взыскать дебиторскую задолженность, если есть.

Оксана Каверина напоминает, что после закрытия ИП обязательства сохраняются за физическим лицом. Споры рассматриваются уже судами общей юрисдикции, а не арбитражными судами.

Подать заявление в налоговую

Финишная прямая: официально закончить историю ИП — подать заявление в налоговую.

Соберите документы:

• заявление по форме № Р26001;
• паспорт (при личной подаче);
• квитанция об уплате госпошлины (160 рублей) — ее не нужно платить при электронной подаче или через МФЦ.

Направьте документы лично в отделении ФНС, через МФЦ или онлайн через сервис «Государственная онлайн-регистрация бизнеса».

Если ИП прошел через все шаги правильно, через 5 рабочих дней он получит лист записи ЕГРИП.

После этого останется только закрыть расчетный счет, который открывался для ИП. Закон не содержит прямого запрета на существование расчетного счета после утраты статуса ИП, но его закрытие позволяет снизить риски претензий со стороны банка и налоговых органов.

Прекращение деятельности ИП с сотрудниками от варианта «без сотрудников» отличается множеством деталей по разрыву трудовых отношений. Чтобы не попасть в проблемы, во-первых, ориентируйтесь на условия трудовых договоров, а не на общие нормы для компаний. Во-вторых, прекращение деятельности должно быть фактическим, а не формальным, иначе увольнение могут признать незаконным.

Бонус: чек-лист для ИП, который планирует закрыться:

• Сначала уволить всех сотрудников, потом подавать заявление в ФНС.
• Все расчеты с работниками — строго в последний рабочий день.
• Отчетность сдать после расчетов, но до закрытия ИП.
• Взносы уплатить до закрытия, чтобы зачесть их в уменьшение налога.
• Документы хранить десятилетиями после ликвидации.