Что такое делегирование? Основные принципы и правила для руководителей

Согласно исследованию Института Гэллапа, прибыль компаний, топ-менеджеры которых овладели навыками делегирования, на 33 процента выше, чем у конкурентов. Делегирование — это важный стратегический инструмент, который позволяет руководителю сосредоточиться на самых важных аспектах бизнеса. «Лента.ру» рассказывает, как делегирование может помочь оптимизировать рабочие процессы, развить взаимопонимание в команде и создать условия для успешного достижения целей.

• Что такое делегирование
• Что можно и нельзя делегировать
• На каком этапе можно делегировать задачи
• Как правильно делегировать
• Почему не у всех получается делегировать

Что такое делегирование

Делегирование — это процесс передачи части обязанностей и полномочий руководителя подчиненному или группе сотрудников. Это один из ключевых инструментов управления, который позволяет эффективнее распоряжаться временем, распределять задачи между подчиненными и достигать поставленных целей.

Делегирование бывает как разовым, так и постоянным. От обычного распределения задач этот процесс отличается тем, что на подчиненного возлагают часть обязанностей руководителя. Также делегировать задачи можно от одного отдела другому.

Если правильно выстроить процесс и овладеть навыком делегирования, то получится не только масштабировать бизнес, но и вырастить компетентных специалистов внутри компании. Еще один плюс — у руководителя появится больше времени на те задачи, которые может выполнять только он.

Плюсы делегирования

• Повышение общей продуктивности организации. Когда руководитель передает определенные полномочия, он освобождает свое время для стратегического планирования и принятия ключевых решений.
• Развитие навыков и повышение вовлеченности команды. Благодаря делегированию сотрудники начинают нести ответственность в расширенном спектре задач и получают возможность приобрести новые навыки и знания. Более того, совместная работа над проектами способствует формированию сплоченной команды и укреплению взаимопонимания между сотрудниками.
• Демонстрация доверия руководителя. Уверенный и спокойный лидер, который верит в свою команду, мотивирует и создает дружелюбную атмосферу в коллективе.
• Адаптация к изменениям. Передача ответственности позволяет организации быстрее реагировать на изменения во внешней среде, так как задачи выполняются более оперативно на местном уровне.
• Создание резерва менеджеров. Делегирование задач помогает развивать будущих лидеров и менеджеров, что впоследствии позволит быстрее найти компетентного сотрудника внутри компании.
• Снижение стресса. Сокращение объема задач, которые должен выполнять руководитель, предотвращает выгорание, улучшает общее самочувствие и повышает работоспособность.

Что можно и нельзя делегировать

Чтобы результат делегирования удовлетворил обе стороны, важно знать, что можно передать на выполнение другим, а что лучше оставить за собой.

Какие задачи можно делегировать

1. Рутинные задачи. Можно передать полномочия, которые повторяются, отнимают много времени и не требуют специальных навыков. Например, составление отчетов, архивирование документов или планирование встреч.
2. Задачи, требующие экспертизы. Долгосрочные проекты, которые требуют экспертных знаний, можно делегировать специалисту в этой области. Например, проект по разработке нового продукта стоит доверить команде разработчиков, а его продвижение — маркетологу.
3. Задачи по сбору информации. Можно доверить эту задачу самому усидчивому сотруднику — он внимательно изучит источники, проведет аналитику и представит результат в корректном виде.
4. Обучение и развитие сотрудников. Этим могут заниматься сторонние и приглашенные специалисты, также можно отправить сотрудников на курсы повышения квалификации и тренинги.

Что не стоит делегировать

1. Стратегические решения. Важные решения, касающиеся бизнеса или развития компании, должны приниматься непосредственно руководителем. Например, выбор направления для нового бизнеса или долгосрочное планирование.
2. Финансовую ответственность. Вопросы, связанные с бюджетом, финансами или инвестициями, также не стоит передавать другим. Решения о крупных закупках или изменениях в финансовом плане должно принимать только высшее руководство.
3. Задачи, требующие личного участия, опыта и знаний. Например, проведение важных переговоров или презентаций.
4. Задачи, связанные с конфиденциальной информацией. Среди них — управление финансовыми потоками или ведение переговоров с ключевыми партнерами.
5. Кадровые задачи. Принятие на работу, увольнение, выговоры и поощрения — зона ответственности руководителя.

На каком этапе можно делегировать задачи

В первую очередь нужно ориентироваться на свое расписание. Если чувствуете, что работа стала отнимать слишком много времени, вплоть до выходных и отпусков — пора перераспределить нагрузку. Часть задач можно передавать как текущим сотрудникам, так и нанять личного ассистента.

Как определить количество нагрузки

Отличный инструмент — закон Миллера. В 1950-х американский психолог Джон Миллер вывел правило: человек способен держать в кратковременной памяти не более 7 ± 2 элементов. То есть если в течение дня количество дел, о которых приходится думать постоянно, приближается к 7-9 — самое время пересмотреть расписание.

Приступая к конкретной задаче, можно проверить себя по следующему чек-листу, чтобы понять, можно ли передать задание сотруднику. Если удалось согласиться с большинством пунктов, задачу лучше делегировать.

Чек-лист: когда делегировать задачу

• Я имею право передать сотруднику все данные, касающиеся этой задачи.
• В моем окружении есть эксперт или сотрудник, владеющий информацией, необходимой для выполнения задачи.
• Эта задача может развить навыки сотрудника. Похожая задача появится в будущем, и мне будет проще обучить человека сейчас.
• У меня есть время, чтобы объяснить задачу сотруднику.

Как правильно делегировать

Прежде чем определить, что стоит делегировать, не будет лишним выписать весь список дел руководителя, включая даже самые незначительные задачи. Затем можно переходить к следующему алгоритму:

Определить задачи для делегирования

В списке дел любого руководителя найдутся задачи, с которыми успешно справится и другой сотрудник. Перечень задач для делегирования можно определить по чек-листу выше.

Выбрать подходящего сотрудника

Важно выбрать сотрудника, который обладает необходимыми навыками и опытом, чтобы выполнить работу правильно и в срок. Следует учитывать:

• навыки и опыт человека: есть ли у него необходимые знания для выполнения задачи?
• загруженность: не слишком ли человек загружен другими делами?
• интерес: интересуется ли он данной задачей или проектом?

Объяснить задачу

Стоит четко сформулировать цели и ожидания, чтобы избежать недопонимания, а также предоставить сотруднику всю необходимую информацию и ресурсы для выполнения задачи:

• поставить цель — каких результатов требуется достичь;
• обозначить дедлайн — к какому времени задача должна быть выполнена;
• рассказать, как будет оцениваться выполнение задачи.

Предоставить возможность задавать вопросы

Так сотрудник сможет прояснить любые неясности и укрепить свою уверенность при выполнении задачи.

Дать свободу действий

Когда задача делегирована, сотрудник должен самостоятельно решить, как ей заниматься. Не нужно вмешиваться в процесс выполнения, дождитесь результата работы.

Поддерживать связь во время выполнения задачи

Контролировать каждый шаг сотрудника не стоит, но можно иногда проверять, как идет выполнение задачи. Если задача не выполняется должным образом, стоит обсудить с сотрудником возможные проблемы и пути их решения.

Оценить результаты работы

Когда задача выполнена, стоит дать обратную связь: обсудить, что было сделано хорошо и что можно улучшить в следующий раз.

Поощрить сотрудника и обсудить дальнейшие шаги

За успешное выполнение задачи стоит отметить сотрудника. Это может быть благодарность, премия или даже продвижение по службе. Поощрение мотивирует сотрудника на дальнейшее развитие и профессиональный рост.

Почему не у всех получается делегировать

На первый взгляд плюсы делегирования очевидны: руководитель делится частью работы с другими сотрудниками, чтобы освободить время для себя и повысить собственную эффективность. Однако не у всех получается грамотно распределить задачи.

Корпоративный психолог Елена Колесова в беседе с «Лентой.ру» отметила, что большинству мешает страх потерять контроль.

Также некоторые руководители верят, что никто не может сделать их работу так же хорошо, как они сами. В таком случае эксперт советует дать шанс другим сотрудникам — и удивиться тому, насколько они способны.

Мешает делегированию и перфекционизм. Перфекционисты боятся, что их сотрудники допускают погрешность, из-за которой работу придется переделывать самому. Но важно помнить, что идеал недостижим, а делегирование помогает двигаться вперед и развивать профессионализм команды.

Иногда в нежелании делегировать скрывается обычная лень: «Да, иногда мы просто ленимся. Мы боимся, что нам придется потратить время на объяснение задачи другому человеку, а потом еще и проверять, как он ее выполнил. Но в долгосрочной перспективе делегирование сэкономит вам время и силы», — объясняет эксперт.

Елена Колесова советует постепенно преодолевать эти психологические барьеры и начинать с маленьких задач.

Психолог добавила, что при делегировании задач легко допустить ошибки, которые могут привести к проблемам как для руководителя, так и для всей команды. Она перечислила шесть стоп-сигналов, которых стоит избегать.

Ошибки при делегировании

1. Неправильный выбор задач. Например, некоторые руководители пытаются передать подчиненным стратегические задачи, требующие глубокого понимания целей компании и рынка. Это может привести к неправильным решениям и потерям.
2. Непонимание роли сотрудников. Руководитель может не понимать роль своих сотрудников в команде и неверно оценивать их навыки и опыт. В результате он передает задачи, которые не соответствуют компетенции исполнителя. Чтобы исправить эту ошибку, следует провести анализ навыков и опыта каждого сотрудника и определить, какие задачи лучше всего подходят для каждого из них.
3. Неправильная постановка задачи. Если руководитель не объясняет четко, что нужно сделать, сотрудники могут неправильно понять задачу и выполнить ее не так, как ожидалось. При делегировании важно максимально прозрачно обозначить цели, сроки и ожидания.
4. Микроменеджмент. Некоторые руководители склонны контролировать каждое действие исполнителя в течение рабочего дня, что может вызвать стресс и снизить мотивацию.
5. Необоснованные ожидания. Иногда руководители завышают ожидания и требуют слишком много от исполнителя без учета его нагрузки.
6. Отсутствие обратной связи. По результатам выполнения задачи важно получить обратную связь от сотрудников: с какими трудностями они столкнулись, как можно улучшить процесс делегирования. Также обратную связь должен предоставить руководитель, обозначив точки роста и сильные стороны выполненной работы.