Каждый день человек сталкивается с десятками различных задач: закончить рабочий отчет, отвести ребенка в школу, позвонить сестре, убраться в квартире. Чтобы все успевать и не заработать выгорание, следует овладеть навыками тайм-менеджмента. Они помогут повысить эффективность в течение дня, снизить уровень стресса и, как следствие, увеличат шансы на продвижение по карьерной лестнице. «Лента.ру» пообщалась с экспертом в области тайм-менеджмента Ольгой Гребенщиковой и узнала, как правильно организовать свое время.
Основные принципы тайм-менеджмента
Тайм-менеджмент — это совокупность технологий, которые помогают оптимизировать время и тем самым повысить свою производительность. Сам термин появился в 1970-х годах, а его авторство приписывает себе датский предприниматель Клаус Меллер. Именно он изобрел блокнот Time Manager, ставший прототипом органайзера, а также впервые запустил презентации, объясняющие, как нужно пользоваться блокнотом и как это поможет в управлении временем.
Консультант в планировании Ольга Гребенщикова выделяет несколько ключевых правил тайм-менеджмента, которым нужно следовать, если стоит цель максимально эффективно проводить каждый день.
Начать с биоритмов
Сначала необходимо определить пики своей активности и периоды упадка сил. На то время, когда человек чувствует максимальный прилив энергии, нужно планировать самую сложную и ответственную работу. Оставшееся время стоит посвятить более простым и незначительным делам.
Считается, что вторник — самый продуктивный день, но все индивидуально, поэтому понаблюдайте за собой и в течение нескольких недель отмечайте часы и дни с наивысшей и наименьшей продуктивностью
Фото: Cottonbro Studio / Pexels
Планировать с вечера
Гребенщикова советует перед сном потратить 5-10 минут, чтобы выписать свои задачи на следующий день — как профессиональные, так и личные. Планируя заранее, можно морально подготовиться к предстоящим вызовам. Тогда будет проще приступить к делу.
Расставлять приоритеты
Правильная расстановка приоритетов — один из ключевых навыков тайм-менеджмента. Нужно научиться выделять те задачи, от которых в наибольшей степени зависит достижение поставленных целей.
Разобраться с приоритезацией поможет матрица Эйзенхауэра, которую придумал в середине XX века президент США Дуайт Эйзенхауэр. Суть матрицы заключается в следующем — нужно составить план на день, а потом разделить все дела по категориям в зависимости от их срочности и важности.
Важные и срочные
Это первостепенные, очень важные дела, у которых, как правило, есть дедлайн. Например, отправить проект клиенту, составить годовой отчет и так далее. Такие задачи нужно завершать самостоятельно, и если их не сделать, это может привести к неприятным последствиям. Поэтому эти дела лучше не откладывать, так как в конце рабочего дня, возможно, уже не будет сил качественно сделать работу.
Важные и несрочные
Это задачи, важные для личностного и профессионального роста, — например, сходить в бассейн, прочитать статью на языке, который нужно выучить, завязать деловой контакт. Эти дела можно отодвинуть, если времени нет совсем, но лучше сразу запланировать их на другое время, чтобы потом не забыть.
Неважные и срочные
Эти дела не относятся к категории жизненно важных, но требуют завершения для поддержания эффективности. Например, создать рассылку, выложить пост, постирать белье, сходить в магазин — все это можно поручить коллегам или родственникам, чтобы освободить время для выполнения того, что важно и срочно.
Несрочные и неважные
К этой категории можно отнести задачи, которые не приносят пользы в работе и не помогают достичь какой-либо цели, например разобрать папку со спамом. Сюда же относятся любимые, но бесполезные и даже вредные дела, такие как просмотр фильмов и скроллинг соцсетей. Их можно отложить или вовсе отменить.
Какие еще есть лайфхаки для повышения эффективности?
Фокусироваться на одной задаче в конкретный момент
Попытки выполнить много дел одновременно часто приводят к разочарованию. Такой режим работы может негативно сказываться на когнитивных способностях, приводить к расстройству и неудовлетворенности своими успехами. Согласно исследованию, лишь небольшой процент людей способны сохранять эффективность, выполняя сразу несколько дел.
способны эффективно работать в режиме многозадачности
Для большинства лучшим вариантом будет организовать свое время таким образом, чтобы постепенно переходить от одной задачи к другой. Такой подход поможет снизить уровень стресса и повысит уверенность в себе.
Фото: Ivan Samkov / Pexels
Вознаграждать себя
Награда (пусть даже символическая) может стать отличным источником мотивации, чтобы придерживаться правил планирования. В качестве вознаграждения можно позволить себе прогуляться после выполнения задачи, съесть любимое лакомство, помедитировать или послушать эпизод подкаста.
Как правильно делегировать задачи?
Делегирование — необходимый навык, который может помочь разгрузить день, при этом не оставив невыполненной ни одну задачу. Важно понимать, что если человек делегирует задачу, это не значит, что он не может справиться с ней самостоятельно. Напротив, речь идет о грамотном руководителе или мудром родителе, которые заботятся о действительно важных вещах.
Сначала поручить кому-то дело может быть сложно, но если подходить к этому с умом, в скором времени производительность благодаря делегированию заметно улучшится.
Ольга Гребенщикова советует следовать нескольким правилам, чтобы получить от делегирования максимальную пользу и не переделывать потом чью-то некачественную работу.
Как правильно делегировать?
- Найдите подходящего человека. Тот, кому делегируются задачи, должен обладать всеми необходимыми навыками для выполнения этой работы.
- Предоставьте понятные инструкции. Исполнитель поручения должен точно знать, что и для чего ему нужно делать.
- Определите критерии достижения результата и точные сроки выполнения.
Какие есть подходы к выполнению задач?
Эксперты приложения тайм-трекера Clockify пришли к выводу, что каждый человек работает в своем режиме — это значит, что не все техники тайм-менеджмента одинаково хороши для всех людей. Поэтому прежде чем говорить о методах, которые помогут оптимизировать время, стоит понять свой стиль выполнения задач и понять, что конкретно мешает быть продуктивным.
Мученик времени
Собственные задачи кажутся мученику слишком большой ответственностью, поэтому вместо того, чтобы сосредоточиться на них, он заполняет свое расписание просьбами других людей.
Фото: Ivan Samkov / Pexels
Прокрастинатор
В отличие от мучеников, прокрастинаторы откладывают всю работу — и свою, и чужую. Некоторые из них утверждают, что им лучше работается под чьим-то давлением, однако такой формат чреват повышенным стрессом и тревогой.
Отвлекающийся
На первый взгляд, у таких сотрудников все в порядке — они справляются со своей работой, могут помочь другим не в ущерб себе. Но есть нюанс — они отвлекаются на все подряд. Из-за этого даже талантливый проект может быть сдан не в срок и в конечном итоге навредить его создателю.
Недооценивающий
Люди этого типа часто недооценивают масштаб работы: им кажется, что на выполнение той или иной задачи уйдет гораздо меньше времени, чем заложено в плане. Поэтому они не приступают к ней как можно дольше, а потом страдают из-за того, что не укладываются в сроки.
Пожарный
Пожарный, напротив, всегда готов к работе, и чем ее больше, тем лучше. Он хватается за 10 дел одновременно, при этом успевая опросить всех коллег, не нужна ли помощь им. Как только пожарный закрывает одну задачу, он сразу же берется за другую, не допуская даже мысли об отдыхе. В конечном итоге это приводит к серьезному выгоранию.
Перфекционист
Перфекционист — это нечто среднее между прокрастинатором и отвлекающимся. Он тоже часто оттягивает момент начала работы и периодически не доводит дело до конца, но не потому что бросает его, а потому что переживает, что оно выполнено недостаточно идеально. Перфекционисты могут работать сверхурочно и выкладываться по полной, желая сделать самый лучший проект, но часто это приводит к нервному истощению и срыву дедлайнов.
Какие есть техники тайм-менеджмента, чтобы все успевать?
Принцип Парето
Принцип Парето (или правило 80/20) сформулировал итальянский экономист Вильфредо Парето.
20% действий отвечают за 80% результатов — суть принципа Парето
То есть только 20 процентов задач из списка дел уже могут обеспечить эффективность всего рабочего дня. Чтобы добиться этого, нужно выделить самые важные задачи (здесь можно воспользоваться матрицей Эйзенхауэра) и сконцентрироваться на них.
Закон Паркинсона
Строго говоря, это именно закономерность, а не методика, но если ее усвоить, можно действительно улучшить производительность. Вывел закон британский историк Сирил Норткот Паркинсон, который заметил, что задачу можно выполнить за такой отрезок времени, который человек сам себе установит.
Иными словами, если необходимо сдать проект к 13:00, а его сели выполнять только в 9:00, есть шанс выполнить объем работы, рассчитанный на несколько дней, за четыре часа.
Фото: Mike Murray / Pexels
Такая техника, возможно, подойдет прокрастинаторам, которые точно сядут за работу, зная, что не могут ее больше откладывать. Испытать закон Паркинсона можно, представив, что в сумке нет зарядного устройства и нужно успеть закончить задачу до того, как компьютер разрядится.
Поедание лягушки
Одна из любимых методик бизнес-коуча Брайана Трейси предлагает выделить самые сложные и неприятные дела и выполнять их в первую очередь. В начале дня мозг еще не будет загружен, поэтому ему будет легче справиться с обременительными задачами.
Техника «помидора»
Эта техника пригодится тем, кто часто отвлекается и пугается одной только мысли, что придется провести весь день за работой. Метод помидора, или «систему 25 минут», придумал писатель и специалист по тайм-менеджменту Франческо Чирилло.
Суть в следующем: 25 минут выделяются на работу и 5 — на отдых. Для контроля за временем лучше завести таймер и четко соблюдать временные отрезки, а через каждые четыре повтора устраивать перерыв 30 минут. Считается, техника получила такое название, потому что у Чирилло был кухонный таймер в виде помидора.
Метод «90 на 30» и метод «52 на 17»
Принцип этих двух методов такой же, как и у предыдущего, — отводите большее количество времени на работу и меньшее — на отдых. Смена видов деятельности помогает разгружать мозг и снимать напряжение, поэтому очень важно не пропускать их и устраивать полноценную передышку — послушать музыку, пройтись на свежем воздухе или устроить ланч.
Почему важно отдыхать в течение дня?
Если вышеперечисленные временные отрезки не подходят, можно поэкспериментировать и выбрать комфортные длительности работы и отдыха самостоятельно. Важно не забывать про перерывы.
Ольга Гребенщикова отмечает, что при планировании дня отдых должен стоять в списке основных задач, иначе довольно быстро все ресурсы организма будут исчерпаны. Кроме того, отсутствие запланированных перерывов приводит к тому, что человек начинает чаще отвлекаться и в итоге не выполняет даже минимум работы (особенно это актуально для тех, кто работает дома).
Представьте, что во время выполнения задачи вы отвлеклись на сообщение в телефоне. Для того чтобы вновь сконцентрироваться, вам потребуется в среднем 23 минуты 15 секунд
Поэтому, чтобы не отвлекаться, эксперт рекомендует отключать все уведомления на гаджетах, надевать наушники, ставить лимит на использование социальных сетей и отключать всплывающие окна. Если работаете удаленно, лучше закрыться в одной комнате или кабинете и сконцентрироваться на деле.
Фото: Ozan Çulha / Pexels
Какие есть приложения для управления временем?
Оптимизировать время гораздо проще, когда под рукой есть помощник — будь то обычный органайзер или приложение. Многие из них подойдут практически для любой техники.
Trello — облачная программа, которую можно использовать как для себя, так и для работы в команде. В основе Trello лежит метод канбан, позволяющий распределять нагрузку между людьми и соблюдать дедлайны.
Канбан подразумевает наличие таблицы с несколькими столбцами (например, «Нужно сделать», «В работе» и «Сделано»). Все дела заносятся в столбцы и передвигаются между ними по мере выполнения задачи. Это позволяет быстро отследить прогресс конкретного человека и всей команды.
Focus To-Do — таймер по принципу «помидора» и таск-менеджер.
Todoist — сервис для планирования, куда можно добавлять заметки с файлами разного типа.
Forest — своеобразный таймер и находка для тех, кто часто отвлекается на соцсети. Пока пользователь не трогает смартфон, на его экране растет дерево, но стоит разблокировать его раньше времени — дерево погибнет.
Notion — приложение, которое совмещает в себе базы данных, доски канбан, календари и прочие инструменты, полезные для организации командной работы.