История одной американской медицинской компании наглядно показывает, что Microsoft Office 365 действительно помогает сохранять время, деньги и нервы.
Облачный сервис Microsoft Office 365 завоевывает фанатов по всему миру. По мнению Рэнса Клоузера, одного из директоров компании Advocate Health Care VP, в этом нет ничего удивительного. Благодаря Office 365, Health Care VP уже сэкономила не один миллион долларов за счет ускорения рабочих процессов и повышения производительности бизнеса. Регулярные подписки на ПО – а именно эту модель предлагает Microsoft – удовольствие недешевое, особенно для крупных корпораций с сотнями офисов и сотрудников. Но Рэнс Клоузер уверяет, что эти необходимые расходы – капля в море той прибыли, которую получит бизнес, если подпишется на услуги облачного сервиса.
Как и в случае с предыдущей версией Microsoft Office, чтобы стать обладателем Office 365, нужно заплатить только один раз. Однако раньше ПО можно было установить на одном компьютере за раз, теперь же софт может быть перемещен и на другое рабочее место в течение 90 дней после первой загрузки. При этом Office 365 позволяет устанавливать одну версию лицензионного обеспечения сразу на пяти разных устройствах. Выгода очевидна: любой сотрудник может легко перемещаться по офису и за его пределами, не прерывая работы. Рэнс Клоузер отмечает, это этот пункт был одним из самых важных критериев при выборе системы и помог заметно улучшить финансовые дела компании.
Перед тем как подписать контракт с Microsoft, офис медицинской фирмы, расположенной в Иллинойсе, рассматривал несколько облачных сервисов, в том числе, GoogleAppsforBusiness. РэнсКлоузер поясняет, что выбор остановился на предложении Microsoft отчасти потому, что набор опций Office 365 наиболее близок стратегии HealthCare VP – расти за счет слияний и поглощений. Когда компания покупает новую больницу, шанс того, что в ней уже используется система Microsoft, очень высок, и, следовательно, HealthCare может сократить затраты, связанные с переходом на новый софт и обучением сотрудников.
После того, как Рэнс Клоузер сам поработал с Office 365, он убедился, что технологическая инфраструктура прекрасно масштабируется через «облака»: «Каждый раз, когда мы в рамках новых проектов создаем сервисные сайты и получаем большой приток пользователей, запросов и заказов, начинается утомительный процесс «подгонки» наших технических возможностей под новые условия – нанимаются новые сотрудники, под них покупаются новые лицензии на ПО и так далее. С «облаками» все проще: нужно один раз заплатить подписную стоимость. Найм новых сотрудников и перевод старых из одного офиса в другой – теперь совершенно безболезненные операции, которые не требуют увеличения нагрузки на IT-cпециалистов».
Кроме того, Microsoft Office 365 помог Advocate Health Care VP эффективнее распределить свой бюджет. Модель по подписке позволяет отнести расходы на покупку программного обеспечения в статью операционных расходов, а не капитальных инвестиций. Без этого компании приходилось бы постоянно запрашивать дополнительный капитал, для того чтобы даже незначительно изменить свою инфраструктуру.
Рэнс Клоузер утверждает, что Health Care экономит $1 млн ежегодно, благодаря облачному сервису Microsoft. Компания обзавелась тысячами новых пользователей за последние годы, но при этом ни разу не увеличивала из-за этого штат и не меняла схему работы.
Многие компании смущает вопрос о конфиденциальности данных в облаке. Это особенно важно для таких отраслей, как здравоохранение, которые требуют системности в составлении информационных баз. Поэтому Advocate Health Care VP перед подписанием контракта с Microsoft подробно изучила этот вопрос и выяснила, что опции Office 365 соответствуют требованиям HIPAA («Правила конфиденциальности в целях защиты информации о физическом и психическом здоровье пациентов). «Данные курсируют в системе в зашифрованном виде – это абсолютно безопасно», - говорит Клоузер. - Большое преимущество подписки в случае с облачным софтом состоит в том, что такие дополнительные опции, как повышенная конфиденциальность информации, могут быть добавлены по мере необходимости».
Advocate Health Care пока не перешла к использованию веб-приложений Microsoft, но такие облачные сервисы, как Share Point и Surface Pro, уже пользуются успехом у сотрудников компании, для большинства из которых мобильные устройства стали повседневным рабочим инструментом.
Суммы, сэкономленные Advocate HealthCare VP, конечно вдохновляют. Правда, стоит понимать, что на такие результаты стоит рассчитывать далеко не во всех случаях. «Облачную модель многие считают спасительной для корпоративных финансов, но каждый раз важно исходить из показателей компании» - говорит Сара Радикати, генеральный директор исследовательской фирмы Radicati Group - В некоторых случаях более рентабельным для крупных организаций может стать локальное программное обеспечение, которое позволит эффективнее распределить финансовую нагрузку».
Для тех компаний, которые только присматриваются к сервису Office 365 и изучают его функции, Microsoft выпустила специальное тематическое исследование. С мнениями Рэнса Клоузера и других счастливых клиентов Microsoft Office можно ознакомиться в блоге корпорации.
ООО "Майкрософт Рус". Юридический адрес:121614, Москва, Крылатская ул., дом 17, корп.1. Телефон: (495) 967-85-85
Материал подготовлен редакцией Slon.ru в рамках специального проекта Офис будущего.